Alles Wissenswerte zu ECM und DMS Systemen

In der heutigen digitalen Welt sind effiziente Verwaltungslösungen für Dokumente unerlässlich. Dokumentenmanagement-Systeme, auch bekannt als DMS oder ECM Systeme, spielen hierbei eine entscheidende Rolle.

Doch was sind diese Systeme genau und welche Vorteile bieten sie?

Welche DMS Systeme gibt es?

Es gibt eine Vielzahl an DMS Systemen auf dem Markt, die sich in ihrer Funktionsweise, ihrem Umfang und ihren Kosten unterscheiden. Einige der bekanntesten DMS Anbieter sind Microsoft SharePoint, ELO, DATEV, M-Files und DocuWare.

Jedes System hat dabei seine eigenen Stärken, abhängig von den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens.

Was versteht man unter einem DMS?

DMS steht für Dokumentenmanagement-System. Es handelt sich dabei um ein Software- oder Cloud-basiertes System, das Unternehmen bei der Verwaltung, Speicherung, Archivierung und Suche von Dokumenten unterstützt.

Das Ziel eines DMS ist es, die Effizienz und Zugänglichkeit von Dokumenten zu verbessern und gleichzeitig sicherzustellen, dass diese ordnungsgemäß aufbewahrt werden.

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?

Ein Dokumentenmanagementsystem ist praktisch dasselbe wie ein DMS und dient der digitalen Verwaltung von Dokumenten. Es hilft bei der Kategorisierung, Versionierung, Archivierung und Wiederherstellung von Dokumenten und gewährleistet einen strukturierten und sicheren Ablauf innerhalb einer Organisation.

Wie funktioniert ein ECM / DMS System?

ECM, das für Enterprise Content Management steht, ist ein umfassenderes Konzept, das alle Informationen eines Unternehmens abdeckt, während DMS sich speziell auf Dokumente konzentriert.

Ein ECM/DMS System funktioniert im Wesentlichen durch das Erfassen von Dokumenten (digital oder durch Scannen), das Kategorisieren und Indizieren der Dokumente und schließlich das Speichern dieser Dokumente in einer strukturierten und sicheren Umgebung. Benutzer können Dokumente dann über Suchfunktionen leicht wiederfinden, bearbeiten und teilen.

Welche Vorteile bietet ein ECM / DMS?

Die Vorteile eines ECM/DMS sind vielfältig:

Effizienzsteigerung: Schneller Zugriff auf benötigte Dokumente, weniger manueller Suchaufwand.
Kosteneinsparung: Verringerte Papierkosten und physische Speicheranforderungen.
Verbesserte Zusammenarbeit: Einfacheres Teilen und gleichzeitiges Bearbeiten von Dokumenten.
Datensicherheit: Schutz vor Datenverlust, unberechtigtem Zugriff und sicherere Archivierung.
Einheitliche Ablagestrukturen: Reduziert die Komplexität und verbessert die Übersichtlichkeit.

Welche Dokumente managt ein DMS?

Ein DMS kann eine Vielzahl von Dokumententypen verwalten, darunter Rechnungen, Verträge, E-Mails, Fotos, technische Zeichnungen, Handbücher und viele mehr. Letztlich können fast alle Arten von Dokumenten und Dateien, die in einem Unternehmen anfallen, über ein DMS verwaltet werden.

Was kostet ein ECM System?

Die Kosten für ein ECM System variieren stark je nach Anbieter, Funktionsumfang und Unternehmensgröße. Es gibt einfache Lösungen für kleine Unternehmen, die möglicherweise kostenlos oder zu geringen monatlichen Gebühren angeboten werden, während umfangreiche ECM Lösungen für große Organisationen in den Bereich von mehreren Tausend bis hin zu mehreren Hunderttausend Euro gehen können.

Es ist daher empfehlenswert, eine gründliche Marktanalyse durchzuführen und verschiedene Angebote zu vergleichen, um das beste Preis-Leistungs-Verhältnis zu erzielen.

Insgesamt bieten ECM und DMS Lösungen Unternehmen die Möglichkeit, ihre Dokumentenverwaltung zu optimieren und damit ihre Effizienz und Produktivität zu steigern.