Dokumentenmanagement-Software (DMS) ist eine wichtige Softwarelösung, die Unternehmen beim effizienten Verwalten, Speichern und Organisieren von digitalen Dokumenten unterstützt

Es ermöglicht eine schnelle und einfache Suche, Verteilung, Speicherung und Bearbeitung der Dokumente. Mit der Verwendung von DMS-Software können Unternehmen ihre Mitarbeiter aufgrund überschaubarer Organisation und leichter Zugänglichkeit produktiver machen.

DMS-Software bietet eine Reihe von Funktionen, die dem Aufbau, der Organisation und dem Verwalten von Dokumenten dienen. Dazu gehören die Erstellung von Ordnerstrukturen, das Versenden von Dokumenten an andere Benutzer, das Konfigurieren von Zugriffsberechtigungen sowie das Erstellen von Querverweisen zwischen Dokumenten.

Außerdem kann es zur Automatisierung von Workflows und zur Verbesserung der Kollaboration beitragen. Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Anforderungen an sein Dokumentenmanagementsystem, weshalb es wichtig ist, dass es eine Softwarelösung gibt, die auf die jeweiligen Bedürfnisse zugeschnitten ist.

Es ist notwendig, dass die Bedürfnisse des Unternehmens in Bezug auf den Einsatz der Software-Lösung für das Dokumentenmanagement bekannt sind, bevor man ein DMS-System auswählt. Der Einsatz eines DMS-Systems ermöglicht es Unternehmen, effizienter zu arbeiten und ihre Produktivität zu steigern.

Es kann als ein zentraler Ort für alle Arten von Dokumenten angesehen werden und erleichtert den Zugang zu diesen Dokumenten.

DMS-Software kann auf verschiedene Weise verwendet werden, je nach den spezifischen Anforderungen des Unternehmens. Beispiele für das Einsatzgebiet sind unter anderem die Verfolgung von Änderungen an Dokumenten, die Verfolgung von Versionen und historischen Änderungen an Dokumenten oder die Bereitstellung von Zugriffsrechten auf Dateien. Einige DMS-Systeme bieten auch Funktionen wie das Anzeigen von Informationen in Echtzeit und das automatische Aktualisieren von Dokumenten.

Das Ziel eines Dokumentenmanagementsystems ist es, die Kontrolle über wichtige Unternehmensinformationen zu behalten und die Kommunikation zwischen Mitarbeitern zu vereinfachen.

Es kann auch verhindern, dass Mitarbeiter mehrmals dieselben Dateien bearbeiten oder versehentlich überschreiben. Viele Unternehmen nutzen auch DMS-Software als Teil ihres Compliance-Programms, um sicherzustellen, dass sie alle rechtlichen Anforderungen erfüllen.

Dokumenten-Management auf den Punkt gebracht:

Revisionssichere Archivierung und strukturierte Verwaltung von QM-Dokumenten
Integrierte Historienverwaltung
Einfache web-basierte Zugriffsmöglichkeiten (z. B. MS Internet Explorer)
Office Integration zur effizienten Bearbeitung
Erstellung, Verteilung und Verwalten der Vorgabedokumente (z.B. Arbeits-/Verfahrensanweisungen, Prüfvorschriften, Hygienepläne, Betriebsanweisungen), Formblätter, Verträge und andere Dokumenttypen vollständig elektronisch
Verringerung der administrativen Tätigkeiten für Erstellung, Überarbeitung, Freigabe und Verteilung von Dokumenten
Automatisierter Unterschriftenumlauf und Verteilung der Dokumente
Reduzieren Sie überflüssige Ausdrucke und Papier durch die Nutzung einer DMS-Lösung
Management von Vorgabedokumenten und Formblättern
Volltextsuche zu Dokumenteninhalten und Metadaten der Dokumente
Die Erstellung, Verteilung und Verwaltung regulierter/gelenkter Dokumente erfolgt auf Basis freigegebener Vorlagen
Dokumente elektronisch unterschreiben (GxP-konforme Signaturlösung)
Erstellung von Zwangswasserzeichen
Kontrollierter und protokollierter Ausdruck

Abbildung der regulatorischen Anforderungen im Dokumenten-Management-System:

ISO 9001:2015, Kapitel 7.5
ISO 13485:2016, Kapitel 4
IATF 16949 Qualitätsmanagement Automobilindustrie
ISO 13485 (Anforderungen von Medizintechnikherstellern und Pharma Unternehmen)
FDA 21 CFR Part 11 und GMP Regularien

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Dank der geeigneten DMS-Software-Lösungen können sie die Prozesse und Abläufe in ihrem Unternehmen effizienter gestalten und ihre Geschäfte vorantreiben.

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Wir sollten reden...

… wenn Sie sich in einem oder mehrerer Bereiche wiederfinden. Aber wir sollten auch reden, wenn Sie sich nicht sicher sind, ob wir Ihnen helfen können. Meist lässt sich durch ein Gespräch ganz einfach klären, wo Bedarf besteht und wo genau wir helfen können.