Häufig gestellte Fragen:
Welche Ziele verfolgt ein Managementsystem zur Sicherung und Verbesserung der Qualität?
Ein QMS zielt darauf ab, die Leistungsfähigkeit der Organisation zu steigern, Kundenanforderungen zuverlässig zu erfüllen und Fehlerkosten systematisch zu senken. Zusätzlich geht es um die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, eine bessere Kundenbindung und die Einbindung der Mitarbeiter in die Qualitätsarbeit. In der Praxis wirkt ein gutes QMS auch als Treiber für schlankere Prozesse und ein stärkeres Unternehmensimage.
Welche Schritte sind notwendig, um Prozesse zu dokumentieren und zu standardisieren?
Der erste Schritt ist eine Bestandsaufnahme aller qualitätsrelevanten Abläufe, häufig in Form einer Prozesslandkarte. Danach werden die einzelnen Prozesse mit ihren Inputs, Outputs, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen beschrieben und in geeigneter Form dokumentiert. Dieser Vorgang ist iterativ und lebt davon, dass die Mitarbeiter, die den Prozess täglich ausführen, aktiv eingebunden werden.
Wie wird die Wirksamkeit von Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung gemessen?
Aussagekräftige Kennzahlen (KPIs) sind das zentrale Instrument: Reklamationsquoten, Ausschussraten, Durchlaufzeiten oder Ergebnisse aus Kundenzufriedenheitsbefragungen machen Fortschritte sichtbar. Die Managementbewertung, in der die oberste Leitung das gesamte QMS regelmäßig bewertet, liefert den Rahmen für die Ableitung konkreter Maßnahmen. Erst durch diesen geschlossenen Regelkreis wird Verbesserung nachhaltig.
Welche Rollen und Verantwortlichkeiten sind im Unternehmen dafür typischerweise definiert?
Die Geschäftsführung trägt die Gesamtverantwortung und stellt Ressourcen bereit. Ein Qualitätsmanager oder QM-Beauftragter fungiert als Systemarchitekt, der das QMS aufbaut, pflegt und weiterentwickelt. Prozesseigner verantworten die Qualität in ihrem jeweiligen Bereich, während interne Auditoren die Einhaltung der Vorgaben unabhängig prüfen.
Wie läuft ein internes Audit ab und wie bereitet man sich darauf vor?
Ein internes Audit beginnt mit der Planung: Auditprogramm, Umfang und Auditkriterien werden festgelegt. Im Audit selbst prüfen geschulte interne Auditoren anhand von Interviews, Dokumentenprüfung und Prozessbegehung, ob das QMS die Normvorgaben erfüllt und gelebt wird. Die Ergebnisse fließen in einen Auditbericht, der Abweichungen und Verbesserungspotenziale benennt und als Input für die Managementbewertung dient.
Welche Anforderungen stellt eine Zertifizierung nach ISO 9001 und welche Unterlagen werden benötigt?
ISO 9001 verlangt unter anderem eine dokumentierte Qualitätspolitik, definierte Qualitätsziele, eine Prozessdokumentation, Nachweise interner Audits und eine abgeschlossene Managementbewertung. Das Zertifizierungsaudit erfolgt in zwei Stufen: Stufe 1 prüft die Dokumentation und Auditbereitschaft, Stufe 2 bewertet die Umsetzung vor Ort. Kontor Gruppe unterstützt Unternehmen bei der Gap-Analyse, dem Aufbau aller erforderlichen Unterlagen und der gezielten Vorbereitung auf beide Auditstufen.
