Personalzeiterfassung Software Vergleich 2026
von SK
Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen in Deutschland ist eine reine Personalzeiterfassung mit sauberem Lohnexport die passende Kategorie. Ein vollständiges HR-System oder ein Projektzeit-Tool braucht nur, wer diese Aufgaben ohnehin digitalisieren will. Für Büro- und gemischte KMU-Teams, die vor allem korrekte Zeitkonten und einen verlässlichen Export in die Lohnabrechnung brauchen, ordnen wir TimeTac als naheliegenden Startpunkt ein: Der Anbieter stellt ausdrücklich die Bereitstellung der Personalzeiten für den Monatsabschluss und Schnittstellen zur Lohnabrechnung in den Mittelpunkt. Agenturen und Dienstleister mit abrechenbaren Projektstunden finden in Clockodo den passenderen Schwerpunkt. Betriebe mit Terminals, Schichten und tariflichen Zuschlägen landen eher bei TimePunch, timo24 oder tisoware. Wer Personalakte, Urlaub und Zeiterfassung in einem System führen möchte, prüft HR WORKS.
Unsere Einordnung beruht auf den veröffentlichten Funktionsbeschreibungen der Anbieter und auf typischen betrieblichen Abläufen. Eigene Praxistests der genannten Produkte haben wir nicht durchgeführt. Den Ausschlag gibt selten die Stempelfunktion selbst. Entscheidend ist, was danach passiert: Wer korrigiert eine vergessene Buchung, wer gibt Mehrarbeit frei und in welchem Format landen die Stunden beim Steuerbüro oder in DATEV?
Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 gilt die Pflicht zur systematischen Arbeitszeiterfassung. Viele Betriebe arbeiten trotzdem noch mit Excel-Listen, die beim Monatsabschluss händisch bereinigt werden. Genau an dieser Stelle trennt sich passende von unpassender Software.
Das Wichtigste in Kürze:
- Reine Arbeitszeiterfassung mit Lohnexport genügt den meisten KMU.
- Korrektur- und Freigabeprozesse entscheiden über den Aufwand in der Personalabteilung.
- Software unterstützt die Rechtskonformität, ersetzt aber keine betrieblichen Regelungen.
Welche Lösungen eignen sich für welche Unternehmen?
Die sechs Anbieter lassen sich drei Kategorien zuordnen: Projektzeiterfassung (Clockodo), reine Personalzeiterfassung mit Terminaloption (TimeTac, TimePunch, timo24) und umfassende HR- beziehungsweise Zeitwirtschaftssysteme (HR WORKS, tisoware). Welche Kategorie passt, hängt davon ab, wo im Betrieb gearbeitet wird und wie komplex die Arbeitszeitregeln sind.
Kleine Büroteams und Dienstleister
Ein Team mit zehn bis dreißig Beschäftigten am PC braucht vor allem eine einfache Zeitbuchung im Browser, Urlaubsanträge und eine Monatsübersicht für die Lohnabrechnung. TimeTac deckt diesen Ablauf ab. Clockodo richtet sich an Agenturen, Beratungen und IT-Dienstleister, die Stunden Kunden und Projekten zuordnen und abrechnen. Wer keine Kundenprojekte abrechnet, bezahlt dort für einen Schwerpunkt, den er nicht nutzt.
Mobile Beschäftigte
Im Außendienst, in der Pflege oder auf Baustellen zählt die Buchung per Smartphone-App. Achten Sie darauf, wie die App mit fehlender Netzverbindung umgeht und ob Buchungen später nachvollziehbar synchronisiert werden. Fragen Sie diesen Punkt im Testzeitraum konkret ab, denn er wirkt sich direkt auf Korrekturanträge aus.
Betriebe mit Terminals und komplexen Arbeitszeitmodellen
In Produktion, Handel oder Gastronomie haben viele Beschäftigte keinen eigenen PC. Hier bewähren sich Terminals am Eingang mit RFID-Chip. TimePunch und timo24 sprechen mittelständische Betriebe mit Terminalbedarf an. tisoware ist auf Schichtplanung, Produktionsabläufe und Zeitwirtschaft ausgelegt und bietet eine DATEV-Schnittstelle. HR WORKS passt, wenn neben der Zeiterfassung auch Personalverwaltung und weitere HR-Prozesse digital laufen sollen.
| Kriterium | Clockodo | TimeTac | TimePunch | timo24 | HR WORKS | tisoware |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Kategorie | Projektzeit | Personalzeit | Personalzeit | Personalzeit | HR-Suite | Zeitwirtschaft |
| Schwerpunkt | Projektabrechnung | Lohnexport | Terminals, KMU | KMU, Terminal | HR-Verwaltung | Schicht, Produktion |
| Typisches Umfeld | Agentur, Beratung | Büro, gemischt | Betrieb, Werkstatt | Mittelstand | Wachsende KMU | Mittelstand, Industrie |
| Komplexität der Einführung | gering | gering bis mittel | mittel | mittel | mittel | hoch |
Welche Funktionen brauchen Sie von der Stempeluhr bis zur Lohnabrechnung?
Sie brauchen eine Lösung, die den gesamten Ablauf vom Kommen und Gehen bis zur abrechnungsfertigen Monatsdatei ohne Medienbruch abbildet. Die Stempeluhr selbst bietet fast jedes Produkt. Unterschiede zeigen sich in vier späteren Schritten:
- Zeitbuchung: Browser, App, Terminal oder Kiosk-Modus mit QR-Code. Ein Tablet an der Hallentür reicht für viele kleine Betriebe aus.
- Regelprüfung: Warnungen bei fehlender Pause (§ 4 ArbZG), Überschreitung der Höchstarbeitszeit (§ 3) und unterschrittener Ruhezeit von elf Stunden (§ 5).
- Korrektur und Freigabe: Nachträgliche Änderungen sollten über einen Antrag mit Begründung laufen, den eine Führungskraft freigibt. Die ursprüngliche Buchung bleibt dabei protokolliert.
- Lohnexport: Zuschläge für Nacht, Sonntag und Feiertag sowie Urlaubs- und Krankheitstage müssen den Lohnarten Ihres Abrechnungssystems zugeordnet werden.
In unserer Beratungspraxis entstehen die meisten Reibungsverluste beim dritten und vierten Schritt. Uneinheitliche Pausenregeln und fehlende Sollzeiten aus dem Dienstplan führen dazu, dass die Personalabteilung jeden Monat dieselben Fälle händisch klärt. Lassen Sie sich im Test einen vollständigen Monatsabschluss mit echten Sonderfällen vorführen, etwa einer vergessenen Gehen-Buchung und einem Feiertagszuschlag.
Projektzeiterfassung lohnt sich nur, wenn Sie Stunden für Nachkalkulation oder Kundenrechnungen nutzen. Eine HR-Suite rechnet sich, wenn Personalakte, Bewerbermanagement oder Reisekosten ohnehin digitalisiert werden sollen.
Welche Anforderungen gelten für Arbeitszeitnachweise und Datenschutz?
Arbeitszeitrecht und Datenschutz stellen getrennte Anforderungen, und keine Software erfüllt sie automatisch. Die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber.
Arbeitszeitrecht
Der Europäische Gerichtshof verlangte 2019 (Rechtssache C-55/18) ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit. Das Bundesarbeitsgericht leitete daraus am 13. September 2022 (1 ABR 22/21) über das Arbeitsschutzgesetz eine Erfassungspflicht für alle Arbeitgeber ab. Die Form ist derzeit nicht gesetzlich festgelegt; auch Papier oder Excel sind zulässig. Das Bundesarbeitsministerium plant eine Regelung, nach der Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit am selben Tag elektronisch zu erfassen sind, mit Ausnahmen etwa für Kleinbetriebe mit weniger als zehn Beschäftigten. Prüfen Sie den Stand des Gesetzgebungsverfahrens vor Ihrer Entscheidung. Überstunden sind nach § 16 Abs. 2 ArbZG aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
Datenschutz
Arbeitszeiten sind personenbezogene Daten. Die Verarbeitung stützt sich auf die Durchführung des Arbeitsverhältnisses und die gesetzliche Pflicht nach Art. 6 DSGVO. Drei Punkte prüfen Sie bei jedem Anbieter:
- Zweckbindung: Zeitdaten dienen nicht der Leistungs- oder Verhaltenskontrolle. GPS-Ortung in Apps braucht eine eigene Begründung.
- Biometrie: Fingerabdruck-Terminals verarbeiten besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO. Das LAG Berlin-Brandenburg hielt eine solche Erfassung für nicht erforderlich.
- Auftragsverarbeitung: Bei Cloud-Lösungen schließen Sie einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO und klären Hosting-Standort und Löschfristen. Steuerrelevante Daten unterliegen zehnjährigen Aufbewahrungsfristen.
Existiert ein Betriebsrat, ist die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig. Eine Betriebsvereinbarung zu Zugriffsrechten und Auswertungen schafft Klarheit für alle Seiten.
Was kostet die Einführung und worauf kommt es bei der Auswahl an?
Die Gesamtkosten setzen sich aus Lizenz, Einrichtung und Hardware zusammen, und im ersten Jahr ist die Einrichtung häufig der größte Posten. Lizenzen werden pro Mitarbeitendem und Monat abgerechnet; am Markt bewegen sich die Preise meist zwischen etwa 3 und 12 Euro, umfassende HR-Suiten liegen darüber. Prüfen Sie aktuelle Preise direkt beim Anbieter, da sich Tarife und Mindestmengen ändern.
| Kostenblock | Beispiele | Größenordnung |
|---|---|---|
| Lizenz | Nutzer, Module, Support | laufend pro Kopf |
| Einrichtung | Pausenregeln, Zuschläge, Rechtekonzept, Schulung | einmalig, Wochen bis Monate |
| Hardware | Terminal, RFID-Chips, Montage | Terminal rund 600 bis 700 € netto |
| Schnittstellen | DATEV, Lohnsoftware, ERP | einmalig plus Pflege |
Für die Auswahl empfehlen wir eine kurze Anforderungsliste vor dem ersten Demotermin:
- Wie viele Beschäftigte buchen, und wie viele brauchen Freigabe- oder Adminrechte?
- Welche Modelle gibt es (Gleitzeit, Teilzeit, Schicht, Arbeitszeitkonto)?
- Welche tariflichen Zuschläge müssen berechnet werden?
- Welches Lohnprogramm nutzt Ihr Steuerbüro, und welches Exportformat erwartet es?
Testen Sie im Probezeitraum mit einer echten Abteilung über einen vollständigen Monat. Erst der Monatsabschluss zeigt, ob der Export ohne Nacharbeit funktioniert.
Die passende Lösung bildet Ihren Arbeitsalltag ab
Die richtige Software ergibt sich aus Ihren Abläufen. Büroteams mit Fokus auf Lohnexport sind mit einer reinen Personalzeiterfassung wie TimeTac gut bedient, projektgetriebene Dienstleister mit Clockodo. Betriebe mit Terminals und Schichten prüfen TimePunch, timo24 oder tisoware, und wer die gesamte Personalverwaltung digitalisieren will, betrachtet HR WORKS. Bewerten Sie jede Lösung entlang des kompletten Ablaufs von Buchung, Korrektur und Freigabe bis zum Export. Klären Sie parallel Betriebsvereinbarung, Auftragsverarbeitung und Aufbewahrungsfristen, denn diese Regelungen trifft Ihr Betrieb, nicht der Anbieter.
Häufig gestellte Fragen:
Derzeit besteht eine Pflicht zur systematischen Erfassung, die Form ist aber nicht vorgeschrieben. Ein Gesetz zur elektronischen Erfassung am selben Tag ist geplant. Prüfen Sie den aktuellen Stand, bevor Sie sich auf eine Papierlösung verlassen.
Nein, ein Browser, eine App oder ein Tablet im Kiosk-Modus genügt vielen kleinen Betrieben. Ein Terminal lohnt sich, wenn viele Beschäftigte ohne PC arbeiten oder Buchungen bisher häufig nachgetragen werden.
Biometrische Erfassung ist datenschutzrechtlich heikel, weil Fingerabdrücke besonders geschützte Daten sind. Das LAG Berlin-Brandenburg hielt sie für nicht erforderlich. RFID-Chips oder persönliche Logins sind die unproblematischere Wahl.
Aufzeichnungen über Überstunden sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Daten, die in die Lohnabrechnung einfließen, unterliegen steuerrechtlichen Fristen von bis zu zehn Jahren.
Ja, die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung ist mitbestimmungspflichtig. Üblich ist eine Betriebsvereinbarung, die Zugriffsrechte, Auswertungen und Korrekturprozesse regelt.
