Personalzeiterfassung (PZE)
Personalzeiterfassung dokumentiert die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter durch digitale oder elektronische Systeme. Seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom Mai 2019 müssen Arbeitgeber in allen EU-Mitgliedstaaten die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch erfassen. Die Erfassung muss genau, objektiv und verlässlich erfolgen und umfasst die tatsächliche Anwesenheit sowie Pausen und Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter.
Sie benötigen ein System, das nicht nur gesetzliche Vorgaben erfüllt, sondern auch Ihre Lohnabrechnung vereinfacht und Transparenz schafft. Die Auswahl reicht von einfachen Stempeluhren bis zu modernen cloudbasierten Lösungen mit Smartphone-Anbindung. Wir unterstützen Sie durch Auditierung Ihrer bestehenden Prozesse, individuelle Beratung zur passenden Lösung sowie Schulung und Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter.
Die richtige Personalzeiterfassung schützt Sie vor rechtlichen Risiken und optimiert Ihre Personalplanung. Gleichzeitig gibt sie Ihren Mitarbeitern Kontrolle über ihre erfassten Zeiten und Überstunden.
Das Wichtigste in Kürze:
- Personalzeiterfassung ist in der gesamten EU gesetzlich vorgeschrieben und muss Arbeitszeiten genau und nachvollziehbar dokumentieren
- Moderne Systeme erfassen nicht nur Anwesenheit, sondern ermöglichen auch Projektzeiten, automatische Lohnabrechnung und Urlaubsverwaltung
- Die Einführung erfordert in Betrieben mit Betriebsrat dessen Zustimmung und muss datenschutzrechtliche Vorgaben beachten
Wir bieten dazu folgende Leistungen an:
Software
Beratung
Schulung
Weiterbildung
Kostenlose Erstberatung
Grundlagen und gesetzliche Anforderungen der Personalzeiterfassung
Die Personalzeiterfassung dokumentiert systematisch die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter und erfüllt dabei klare rechtliche Vorgaben. Seit 2022 müssen Sie als Arbeitgeber in Deutschland die Arbeitszeiten aller Beschäftigten vollständig erfassen.
Was ist Personalzeiterfassung?
Personalzeiterfassung ist die systematische Dokumentation von Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter. Sie erfassen damit Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jedes Beschäftigten.
Das System gehört zum Personalwesen und hilft Ihnen, Anwesenheitszeiten präzise zu dokumentieren. Sie erfassen nicht nur die reinen Arbeitszeiten, sondern auch Pausen und Arbeitsunterbrechungen.
Die Zeiterfassung funktioniert in allen Arbeitszeitmodellen. Ob Ihre Mitarbeiter in Gleitzeit arbeiten, feste Schichten haben oder flexible Arbeitszeiten nutzen – die Erfassung muss die tatsächlich geleisteten Stunden abbilden.
Rechtliche Vorgaben und Pflichten
Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 besteht in Deutschland eine gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Sie müssen für alle Mitarbeiter die Arbeitszeiten vollständig dokumentieren.
Die rechtliche Grundlage bildet das Arbeitsschutzgesetz (§3 Abs.2 Nr.1 ArbSchG). Das Bundesarbeitsgericht hat diese Regelung so ausgelegt, dass ein funktionierendes Arbeitsschutzsystem nur mit vollständiger Zeiterfassung möglich ist.
Was Sie konkret erfassen müssen:
- Beginn der täglichen Arbeitszeit
- Ende der täglichen Arbeitszeit
- Dauer der Arbeitszeit
- Pausen ab 30 Minuten
- Überstunden
Die Pflicht gilt unabhängig von der Unternehmensgröße oder Branche. Ausgenommen sind lediglich leitende Angestellte im Sinne des Arbeitszeitgesetzes.
Sie müssen die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahren. Auf Verlangen müssen Sie diese den zuständigen Behörden vorlegen können.
Vorteile einer digitalen Zeiterfassung
Digitale Zeiterfassungssysteme bieten Ihnen deutlich mehr Effizienz als manuelle Methoden. Die Daten werden automatisch erfasst und können direkt in Ihre Lohnabrechnungssysteme übertragen werden.
Sie reduzieren Fehler bei der Erfassung erheblich. Manuelle Stundenzettel sind anfällig für Übertragungsfehler und unleserliche Einträge – digitale Systeme vermeiden diese Probleme.
Zentrale Vorteile für Sie:
- Zeitersparnis: Automatische Berechnung von Arbeitszeiten und Überstunden
- Transparenz: Mitarbeiter können ihre Zeiten jederzeit einsehen
- Rechtssicherheit: Lückenlose Dokumentation für Behördenprüfungen
- Flexible Auswertung: Schnelle Berichte und Analysen zu Arbeitszeiten
- Integration: Direkte Anbindung an Lohn- und Personalsysteme
Für Mitarbeiter im Homeoffice oder mobil tätige Beschäftigte sind digitale Lösungen besonders praktisch. Sie können ihre Zeiten von jedem Ort erfassen.
Unterschiede zwischen manueller und digitaler Zeiterfassung
Bei der manuellen Zeiterfassung tragen Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten auf Papier oder in Excel-Listen ein. Sie müssen diese Einträge dann manuell prüfen und in Ihre Systeme übertragen.
Digitale Zeiterfassung erfolgt über Software oder Erfassungsgeräte. Ihre Mitarbeiter erfassen ihre Zeiten per Terminal, Computer oder Smartphone-App – die Daten werden direkt gespeichert.
| Kriterium |
Manuelle Erfassung |
Digitale Erfassung |
| Aufwand |
Hoch durch manuelle Übertragung |
Niedrig durch Automatisierung |
| Fehlerquote |
Höher durch Übertragungsfehler |
Niedriger durch automatische Erfassung |
| Auswertung |
Zeitintensiv |
Sofort verfügbar |
| Kosten |
Gering in der Anschaffung |
Höhere Anfangsinvestition |
| Rechtssicherheit |
Abhängig von Sorgfalt |
Durchgehend gewährleistet |
Die manuelle Methode kann bei sehr kleinen Teams mit festen Arbeitszeiten ausreichen. Für flexible Arbeitszeitmodelle wie Gleitzeit ist jedoch ein digitales System deutlich praktischer.
Wie können wir Sie unterstützen?
Mitarbeiter Zeiterfassung Software
Technologien und praxisnahe Umsetzung moderner Personalzeiterfassung
Moderne Personalzeiterfassung kombiniert cloudbasierte Software, mobile Apps und stationäre Terminals zu einem flexiblen System. Sie automatisiert Arbeitszeitauswertungen, vereinfacht die Lohnabrechnung und ermöglicht Projektzeiterfassung für besseres Controlling.
Digitale Tools und Zeiterfassungssoftware
Eine Zeiterfassungssoftware bildet das Herzstück Ihres PZE-Systems. Sie speichert alle Buchungen zentral in der Cloud und macht sie für Sie in Echtzeit verfügbar.
Kernfunktionen einer modernen Zeiterfassungssoftware:
- Automatische Berechnung von Zeitsalden und Überstunden
- Verwaltung von Urlaubstagen und Abwesenheiten
- Revisionssichere Protokollierung aller Änderungen
- Export für Lohn- und Gehaltsabrechnung
Die Software ersetzt manuelle Stundenzettel durch automatisierte Datenerfassung. Sie wendet hinterlegte Regelwerke an, etwa für Pausenzeiten oder Feiertagskalender. Fehleingaben werden dadurch minimiert.
Wichtig ist die Benutzerfreundlichkeit. Ihre Mitarbeiter sollten die Software ohne lange Schulungen bedienen können. Intuitive Oberflächen reduzieren Einarbeitungszeit und Fehlerquellen erheblich.
Die meisten Anbieter ermöglichen Ihnen einen Test der Software. Nutzen Sie Angebote wie 30 Tage kostenlos testen, um die Lösung in Ihrem Betrieb zu prüfen.
Mobile Personalzeiterfassung und Zeiterfassungsterminals
Mobile Personalzeiterfassung über eine Zeiterfassung App eignet sich besonders für Außendienst, Home Office oder wechselnde Einsatzorte. Ihre Mitarbeiter erfassen Zeiten direkt am Smartphone.
Für Produktionsbetriebe oder Einzelhandel bieten sich Zeiterfassungsterminals an. Diese funktionieren als digitale Stempeluhr oder Stechuhr. Mitarbeiter buchen per NFC-Chip, PIN oder RFID-Karte kontaktlos ein und aus.
Vorteile der Kombination:
- Büromitarbeiter nutzen die mobile App
- Produktionsmitarbeiter stempeln am Terminal
- Alle Daten landen im selben System
- Echtzeit-Übersicht für Sie als Arbeitgeber
Terminals können Sie auch mit Zutrittskontrolle verbinden. So erfassen Sie gleichzeitig Arbeitszeiten und regeln den Zugang zu sensiblen Bereichen.
Die mobile Zeiterfassung erfordert klare Regelungen zum Datenschutz. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter transparent über gespeicherte Daten und Berechtigungen.
Integration in bestehende Systeme und Lohnabrechnung
Ihr Zeiterfassungssystem muss sich nahtlos in Ihre vorhandenen Prozesse einfügen. Die Anbindung an Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung spart Ihnen erheblichen Aufwand.
Viele Systeme bieten Schnittstellen zu gängigen Lohnabrechnungsprogrammen wie DATEV oder Lexware. Arbeitszeitdaten fließen automatisch in die Abrechnung. Manuelle Übertragungen und Tippfehler entfallen.
Wichtige Exportformate:
| Format |
Verwendung |
| CSV |
Universeller Import in verschiedene Systeme |
| DATEV |
Direkte Übergabe an Steuerberater |
| Excel |
Individuelle Auswertungen und Analysen |
| PDF |
Archivierung und Nachweisführung |
Die Integration erleichtert Ihnen auch die Urlaubsverwaltung. Urlaubsanträge werden digital gestellt, freigegeben und automatisch mit den Zeitsalden verrechnet.
Achten Sie darauf, dass das System Ihre spezifischen Arbeitszeitregelungen abbilden kann. Schichtmodelle, Gleitzeit oder Vertrauensarbeitszeit sollten sich flexibel konfigurieren lassen.
Projektzeiterfassung und Controlling
Projektzeiterfassung ermöglicht Ihnen die Zuordnung von Arbeitszeiten zu konkreten Aufträgen oder Kostenstellen. Mitarbeiter buchen ihre Zeit direkt auf Projekte.
Diese Datenerfassung liefert Ihnen präzise Grundlagen für Projektcontrolling und Projektkalkulation. Sie sehen in Echtzeit, wie viele Stunden in welches Projekt fließen. Budgetüberschreitungen erkennen Sie frühzeitig.
Nutzen für Ihr Controlling:
- Transparente Personalkosten pro Projekt
- Vergleich zwischen geplanten und tatsächlichen Projektzeiten
- Grundlage für Nachkalkulation und Angebotserstellung
- Auswertung der Wirtschaftlichkeit einzelner Aufträge
In Produktionsbetrieben wird die Zeitwirtschaft oft durch BDE-Software zur Betriebsdatenerfassung und MDE-Software zur Maschinendatenerfassung ergänzt. Mit ihrer Hilfe können Personalzeiten, Maschinen- und Auftragsdaten parallel erfasst werden.
Die Projektzeiterfassung integriert sich in Ihre Personalverwaltung. Auswertemöglichkeiten zeigen Ihnen, welche Mitarbeiter für welche Projekte eingesetzt wurden. Das unterstützt Ihre Ressourcenplanung erheblich und schafft Transparenz über Auslastung sowie Kapazitätsengpässe.
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Häufig gestellte Fragen:
Welche Funktionen sind unerlässlich für eine effektive Erfassung von Arbeitszeiten?
Ein effektives System muss Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit dokumentieren. Dazu gehören auch Überstunden und Pausenzeiten, da das Bundesarbeitsgericht diese Anforderung festgelegt hat.
Die Daten müssen so gespeichert werden, dass Behörden sie kontrollieren können. Eine Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren ist vorgesehen.
Ihr System sollte Ihren Mitarbeitern ermöglichen, die erfassten Zeiten einzusehen und bei Bedarf eine Kopie anzufordern. Warnmeldungen bei Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz sind hilfreich, besonders wenn Sie auf eine lückenlose Kontrolle verzichten möchten.
Die meisten gängigen Programme und Apps erfüllen diese Anforderungen. Auch eine tabellarische Zeiterfassung ist zulässig.
Wie kann die Genauigkeit bei der Erfassung der Arbeitszeit gewährleistet werden?
Sie können die Zeiterfassung an Ihre Mitarbeiter delegieren. Das funktioniert am besten mit einer klaren Richtlinie oder Betriebsvereinbarung, die das Verfahren verbindlich regelt.
Ihre Mitarbeiter müssen zur ordnungsgemäßen Nutzung des Systems verpflichtet werden. Ein elektronisches System reduziert Fehler durch manuelle Eingaben und macht Unstimmigkeiten schneller sichtbar.
Regelmäßige Kontrollen der erfassten Daten helfen Ihnen, Ungenauigkeiten frühzeitig zu erkennen. Schulungen zeigen Ihren Mitarbeitern, wie sie das System korrekt bedienen.
Welche rechtlichen Rahmenbedingungen müssen bei der Implementierung von Systemen zur Zeiterfassung beachtet werden?
Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts 2022 besteht eine systematische Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Das Arbeitsschutzgesetz verpflichtet Sie bereits jetzt dazu, die gesamte tatsächliche Arbeitszeit zu erfassen.
Ein Schicht- oder Dienstplan reicht nicht mehr aus. Sie müssen die tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten dokumentieren.
Für die Einführung elektronischer Systeme gelten Übergangsfristen ab Inkrafttreten des Gesetzes. Bei weniger als 50 Beschäftigten haben Sie fünf Jahre Zeit, bei weniger als 250 Beschäftigten zwei Jahre und bei 250 oder mehr Beschäftigten ein Jahr.
Unternehmen mit zehn oder weniger Beschäftigten dürfen Arbeitszeiten analog erfassen. Bei Verstößen gegen die ordnungsgemäße Erfassung oder Aufbewahrung drohen Geldbußen von bis zu 30.000 Euro.
Wie lässt sich die Mitarbeiterakzeptanz für Systeme zur Zeiterfassung erhöhen?
Transparente Kommunikation über den Zweck und die gesetzliche Notwendigkeit der Zeiterfassung schafft Verständnis. Erklären Sie, dass die Regelung dem Arbeitsschutz dient und nicht der Überwachung.
Binden Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig in die Auswahl und Gestaltung des Systems ein. Wenn ein Betriebsrat vorhanden ist, hat dieser ein Mitbestimmungsrecht bei der konkreten Ausgestaltung des Zeiterfassungssystems.
Wählen Sie ein benutzerfreundliches System, das sich einfach bedienen lässt. Schulungen und ein klarer Ansprechpartner für Fragen nehmen Unsicherheiten.
Betonen Sie die Vorteile für Ihre Mitarbeiter, etwa die transparente Dokumentation von Überstunden. Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich, solange die Zeiterfassung durch die Mitarbeiter selbst erfolgt.
Auf welche Weise können Zeiterfassungssysteme in bestehende Arbeitsprozesse integriert werden?
Die Einbindung in Ihre bestehende HR-Software und Prozesse kann zeitintensiv sein. Planen Sie ausreichend Zeit für die technische Implementierung ein.
Verhandlungen mit dem Betriebsrat zur Ausgestaltung des Systems sollten Sie frühzeitig beginnen. Eine Betriebsvereinbarung regelt das Verfahren verbindlich und gibt allen Beteiligten Sicherheit.
Unterschiedliche Tätigkeiten können unterschiedliche Erfassungsmethoden erfordern. Ihr System sollte flexibel genug sein, um verschiedene Arbeitsmodelle abzubilden.
Testen Sie das System zunächst in einer Pilotphase mit ausgewählten Mitarbeitern. So können Sie Probleme erkennen und beheben, bevor Sie es im gesamten Unternehmen einführen.
