RPA-Software: Anbieter, Funktionen und Kosten
von SK
Für die meisten mittelständischen Unternehmen mit Microsoft-365-Umgebung ist Microsoft Power Automate der naheliegende Einstieg, weil Desktop-Automatisierung, Cloud-Flows und Konnektoren dort an bestehende Lizenzen und Identitäten anknüpfen. Wer dagegen viele unbeaufsichtigte Bots über SAP- und Legacy-Systeme hinweg zentral steuern muss, ist mit UiPath oder SS&C Blue Prism besser bedient, da beide Plattformen auf Orchestrierung, Governance und den Betrieb großer Bot-Flotten ausgelegt sind. Automation Anywhere positioniert sich mit einer cloudbasierten Plattform als Alternative für Unternehmen, die ihre Automatisierung zentral als Dienst betreiben wollen.
Die Lizenz macht dabei nur einen Teil der Rechnung aus. In Projekten, die wir als Kontor Gruppe begleiten, entscheidet sich die Wirtschaftlichkeit meist an Faktoren außerhalb des Preisblatts. Dazu zählen die Stabilität der Bots bei Oberflächenänderungen, die Zahl der Ausnahmefälle und der Aufwand für Wartung nach jedem Release der Zielsysteme. Wer diese Punkte vor der Vertragsunterschrift im eigenen Prozess prüft, vermeidet die teuersten Fehlentscheidungen.
Das Wichtigste in Kürze:
- Die Wahl des Anbieters folgt vor allem der vorhandenen IT-Landschaft und dem Verhältnis von Attended- zu Unattended-Bots.
- Implementierung, Infrastruktur, Schulung und Bot-Wartung übersteigen die reinen Lizenzkosten häufig.
- Ein Proof of Concept mit echten Daten zeigt Integrationsprobleme und Ausnahmefälle, bevor sie teuer werden.
Welche RPA-Anbieter passen zu welchen Unternehmen?
Die Passung eines Anbieters ergibt sich weniger aus Ranglisten als aus drei Fragen: Welche Systeme sollen die Bots bedienen, wie viele Prozesse laufen unbeaufsichtigt, und wer baut die Automatisierungen (Fachbereich oder zentrales Entwicklerteam)? Die vier relevanten Plattformen setzen dabei unterschiedliche Schwerpunkte.
Microsoft Power Automate
Power Automate eignet sich für Unternehmen, die bereits stark auf Microsoft 365, Dynamics oder Azure setzen. Desktop-Flows übernehmen klassische RPA-Aufgaben auf Windows-Oberflächen, Cloud-Flows verbinden Dienste über Konnektoren. Der Einstieg gelingt Fachanwendern mit Low-Code-Erfahrung vergleichsweise schnell. Bei wachsender Bot-Zahl sollten Sie früh klären, wie Umgebungen, Berechtigungen und Lizenzen für unbeaufsichtigte Ausführung organisiert werden.
UiPath
UiPath richtet sich an Organisationen, die Automatisierung als unternehmensweites Programm aufbauen. Die Plattform trennt Entwicklung (Studio), zentrale Steuerung (Orchestrator) und Ausführung durch Roboter und ergänzt dies um Test- und Dokumentenverarbeitungsfunktionen. Das passt zu Unternehmen mit einem Center of Excellence, das viele Prozesse parallel betreibt.
SS&C Blue Prism
Blue Prism ist auf kontrollierte, unbeaufsichtigte Automatisierung mit starker Governance ausgerichtet. Banken, Versicherungen und andere regulierte Branchen schätzen die zentrale Verwaltung digitaler Mitarbeiter und die klare Trennung von Entwicklung und Betrieb. Der Ansatz setzt eher ein technisch geschultes Team voraus als Ad-hoc-Automatisierung im Fachbereich.
Automation Anywhere
Automation Anywhere bietet eine cloudbasierte Plattform, über die Bots entwickelt, verteilt und überwacht werden. Das kommt Unternehmen entgegen, die möglichst wenig eigene Serverinfrastruktur betreiben wollen. Prüfen Sie hier besonders, wo Daten verarbeitet werden und welche Komponenten lokal laufen müssen.
| Kriterium | Power Automate | UiPath | Blue Prism | Automation Anywhere |
|---|---|---|---|---|
| Typische Zielgruppe | Microsoft-zentrierter Mittelstand | Großunternehmen, CoE | Regulierte Branchen | Cloud-orientierte Unternehmen |
| Schwerpunkt | Attended und Cloud-Flows | Attended und Unattended | Unattended | Attended und Unattended |
| Low-Code für Fachbereich | hoch | mittel bis hoch | eher gering | mittel bis hoch |
| Zentrale Orchestrierung | vorhanden | ausgeprägt | ausgeprägt | ausgeprägt |
| Preise öffentlich | teilweise | teilweise | auf Anfrage | teilweise |
Welche Aufgaben lassen sich automatisieren und welche Funktionen sind wichtig?
Am besten eignen sich regelbasierte Abläufe mit strukturierten digitalen Eingangsdaten, mittlerem bis hohem Volumen und wenigen Varianten. Typische Beispiele sind Datenübertragungen zwischen ERP- und CRM-Systemen, Formulareingaben und Antragsbearbeitung, Stammdatenpflege, Reisekostenprüfung, Bestellabwicklung, Reporting sowie das Sortieren von E-Mails samt Anhängen. Unstrukturierte Dokumente wie Rechnungen im Freitext bearbeiten Bots erst zuverlässig, wenn eine vorgeschaltete Texterkennung die Daten ausliest.
Bei den Funktionen lohnt der Blick auf fünf Bereiche:
- Attended- und Unattended-Betrieb: Beaufsichtigte Bots unterstützen Mitarbeitende am Arbeitsplatz, unbeaufsichtigte laufen per Trigger oder Zeitplan auf Servern. Viele Unternehmen brauchen beides, die Lizenzierung unterscheidet sich jedoch deutlich.
- Low-Code-Entwicklung: Drag-and-Drop-Editoren beschleunigen einfache Automatisierungen. Für robuste Ausnahmebehandlung bleiben Variablen, Schleifen und Fehlerpfade nötig.
- Orchestrierung: Zentrale Steuerung von Warteschlangen, Zeitplänen, Zugangsdaten und Protokollen entscheidet, ob 50 Bots beherrschbar bleiben.
- Integration: Neben der Oberflächenbedienung sollten APIs, Datenbanken und SAP-Schnittstellen nutzbar sein, weil API-Zugriffe stabiler sind als Klickpfade.
- KI-Erweiterungen: Dokumentenverarbeitung und Klassifizierung erweitern den Einsatz auf halbstrukturierte Eingänge.
Was kostet RPA-Software einschließlich Betrieb und Wartung?
Die Gesamtkosten setzen sich aus fünf Blöcken zusammen, von denen die Lizenz oft nicht der größte ist. Mehrere Anbieter nennen Enterprise-Preise nur auf Anfrage; IBM etwa verweist für SaaS- und On-Premises-Varianten auf individuelle Angebote und bietet eine 30-tägige Testversion. MuleSoft verkauft Automatisierung über Credit-Pakete, beispielsweise im Wert von 57.000 €. Schätzwerte aus Vergleichsportalen sollten Sie daher als Orientierung behandeln, nicht als belastbare Kalkulationsgrundlage.
| Kostenblock | Inhalt | Worauf Sie achten sollten |
|---|---|---|
| Lizenzen | Entwickler-, Attended-, Unattended-Lizenzen, Orchestrator | Unattended-Bots sind meist deutlich teurer als Attended-Nutzer |
| Implementierung | Prozessanalyse, Entwicklung, Tests, Abnahme | Komplexität einzelner Schritte treibt den Aufwand stärker als deren Anzahl |
| Infrastruktur | Server, virtuelle Maschinen, Cloud-Umgebungen, Zusatzlizenzen der Zielsysteme | Bots brauchen eigene Benutzerkonten in ERP und Co. |
| Schulung | Entwickler, Key User, Betriebsteam | Ohne internes Know-how wächst die Abhängigkeit vom Dienstleister |
| Wartung | Anpassung an UI-Änderungen, Monitoring, Fehlerbehebung | Für größere Änderungen der Zielsysteme werden häufig zwei bis drei Tage je Prozess veranschlagt |
Aus unserer Beratungspraxis empfehlen wir, die Wartung pro produktivem Bot jährlich fest einzuplanen und Release-Termine der Zielsysteme in die Bot-Planung aufzunehmen.
Wie prüfen Sie Integration, Sicherheit und Praxistauglichkeit?
Ein Proof of Concept mit einem echten, mittelkomplexen Prozess und realen Testdaten liefert die verlässlichste Grundlage für die Entscheidung. Wählen Sie keinen Vorzeigefall, sondern einen Ablauf mit SAP- oder Legacy-Anteil und bekannten Sonderfällen. Nur so zeigt sich, ob der Bot Selektoren in Citrix-Umgebungen oder Terminal-Emulationen stabil erkennt und wie er auf Timeouts reagiert.
Für die Prüfung haben sich diese Punkte bewährt:
- Ausnahmefälle: Spielen Sie bewusst fehlerhafte, unvollständige und doppelte Datensätze ein. Dokumentieren Sie, wie viele Fälle an Menschen zurückgehen.
- Integration: Vergleichen Sie Oberflächenautomatisierung und API-Zugriff für dieselben Schritte und testen Sie ein simuliertes Oberflächen-Update.
- Sicherheit: Klären Sie Zugangsdatenverwaltung (Credential Vault), Rollen- und Rechtekonzept, Protokollierung, Serverstandort und Auftragsverarbeitung nach DSGVO. Eingehende XML-, JSON- oder CSV-Dateien sollten vor der Weitergabe an Zielsysteme validiert werden.
- Testbarkeit: Prüfen Sie, ob die Plattform datengetriebene Tests und eine Einbindung in CI/CD-Pipelines wie Azure DevOps oder Jenkins unterstützt.
- Anbieterabhängigkeit: Bewerten Sie Exportformate, die Wiederverwendbarkeit von Komponenten und den Aufwand eines späteren Plattformwechsels.
Der passende Anbieter überzeugt im eigenen Prozess
Power Automate bietet Microsoft-zentrierten Unternehmen den schnellsten Einstieg, UiPath und Blue Prism tragen große unbeaufsichtigte Bot-Landschaften mit strenger Governance, Automation Anywhere spricht cloudorientierte Organisationen an. Kalkulieren Sie neben den Lizenzen Implementierung, Infrastruktur, Schulung und Wartung getrennt und fordern Sie fehlende Preise schriftlich an. Lassen Sie mindestens zwei Plattformen denselben Referenzprozess mit realen Ausnahmefällen durchlaufen und vergleichen Sie Durchlaufquote, Anpassungsaufwand und Sicherheitskonzept.
Häufig gestellte Fragen:
RPA führt festgelegte Regeln aus, während KI aus Daten Muster lernt. Beide ergänzen sich, etwa wenn eine KI-Texterkennung Rechnungsdaten ausliest und der Bot sie anschließend ins ERP überträgt.
Nein, Bots bedienen Anwendungen über die Benutzeroberfläche wie ein Mensch. Wo APIs vorhanden sind, sollten Sie diese trotzdem bevorzugen, weil sie stabiler auf Systemänderungen reagieren.
Einfache Prozesse lassen sich in wenigen Wochen produktiv setzen. Der Aufwand hängt vor allem von Datenstrukturen, Ausnahmefällen und Abstimmungen mit IT-Sicherheit und Betriebsrat ab.
Kleine Stabilitätsupdates bleiben meist folgenlos, geänderte Oberflächen erfordern Anpassungen der Bots. Für größere Umbauten sind zwei bis drei Tage für Anpassung und Test pro Prozess ein gängiger Planungswert.
Enterprise-Lizenzen werden nach Bot-Anzahl, Ausführungsart und Zusatzmodulen individuell verhandelt. Lassen Sie sich Angebote für identische Szenarien erstellen, damit die Zahlen vergleichbar sind.
