RPA-Software: Beratung und Prozessautomatisierung

Geeignete RPA-Software übernimmt regelbasierte Routinen wie Datenübertragungen zwischen Systemen, das Ablegen von Prüfnachweisen oder das Befüllen wiederkehrender Berichte. Ihre Mitarbeitenden gewinnen dadurch Zeit für fachliche Bewertungen, und Abläufe werden nachvollziehbarer. In Qualitätsmanagement, Produktion und Verwaltung zeigt sich der Bedarf meist an den Übergabestellen: Ein Prüfzertifikat kommt per Mail, wird ausgedruckt, abgelegt und von Hand in eine Liste übertragen. Jeder dieser Medienbrüche kostet Zeit und erzeugt Fehlerpotenzial, das spätestens im Audit sichtbar wird.

Die passende RPA-Software für mittelständische und industrielle Unternehmen ergibt sich aus einem bereinigten, stabilen Prozess und Ihrer vorhandenen Systemlandschaft. Deshalb verbinden wir bei Kontor Gruppe Prozessanalyse, Lean-Methoden und Qualitätsmanagement, bevor eine Lizenz gekauft wird. Eine eigene RPA-Plattform bieten wir nicht an. Unsere Rolle liegt in Analyse, Gestaltung und Absicherung. So bleibt die Softwareauswahl offen für das, was zu Ihren MES-, CAQ-, DMS- und ERP-Systemen passt.

Ein Software-Roboter bewegt Daten. In einem zertifizierten Managementsystem braucht jede Datenbewegung eine dokumentierte Regel, eine Zuständigkeit und einen Nachweis. Wenn Sie manuelle Routinen reduzieren möchten und der automatisierte Ablauf zugleich der nächsten Zertifizierung standhalten soll, sprechen Sie uns für eine kostenlose Erstberatung an.

Die Lizenz ist nur ein Teil der Gesamtkosten. Einen wesentlichen Anteil machen Implementierung, Schulung und vor allem der laufende Betrieb mit Wartung und Anpassungen aus. Wer nur den Lizenzpreis vergleicht, unterschätzt das Investment regelmäßig. Feste Pauschalpreise nennen wir deshalb nicht, denn die Kosten hängen von Prozess, Systemen und Betriebsmodell ab.

Kostentreiber	Wovon der Aufwand abhängt
Lizenzierung	Anzahl der Bots, Unterscheidung zwischen teilautomatisierten Bots am Arbeitsplatz (Attended) und eigenständig laufenden Bots (Unattended), Entwicklungs- und Testumgebung, optionale KI-Komponenten für das Auslesen von Dokumenten
Implementierung	Zahl der beteiligten Anwendungen, Umfang der Geschäftslogik, Anteil an Ausnahmefällen, Datenqualität der Eingänge
Schulung	Qualifizierung von Key-Usern, Anwendern und internen Entwicklern, Aufbau eigenen Know-hows für Wartung
Betrieb	Überwachung, Fehlerbehandlung, Protokollierung, Zugriffsrechte, Infrastruktur
Änderungsaufwand	Häufigkeit von Software-Updates, geänderte Bildschirmmasken, Prozessänderungen, Systemwechsel wie eine ERP-Umstellung

Zur Orientierung beim Umsetzungsaufwand hat sich eine Einteilung nach Komplexität bewährt. Ein einfacher Abgleich zwischen einer Excel-Liste und einer Webanwendung liegt im Bereich weniger Tage. Prozesse mit mehreren Anwendungen, viel Wenn-dann-Logik oder trainierten KI-Modellen beanspruchen mehrere Wochen. Diese Tage multiplizieren Sie mit dem Tagessatz Ihres Umsetzungspartners.

Ob sich die Automatisierung rechnet, ergibt sich aus der eingesparten Arbeitszeit, den vermiedenen Fehlerkosten und der Häufigkeit des Vorgangs. Dafür brauchen Sie Ihre internen Stundensätze und belastbare Volumendaten aus der Prozessaufnahme. Ein oft unterschätzter Hebel: Ein Teil der Verschwendung verschwindet bereits bei der Prozessbereinigung, ganz ohne Softwarelizenz.

Wenn Sie für einen konkreten Ablauf eine realistische Aufwandsschätzung wünschen, vereinbaren Sie eine kostenlose Erstberatung. Gemeinsam prüfen wir Volumen, Systeme und Ausnahmen und klären, welche Kostentreiber in Ihrem Fall ins Gewicht fallen.

Welche Automatisierungslösung passt zu Ihren Prozessen und IT-Systemen?

RPA passt dort, wo ein Ablauf klaren Regeln folgt, häufig anfällt, mit digitalen und gleichbleibend strukturierten Daten startet und mindestens ein beteiligtes System keine nutzbare Schnittstelle bietet. Software-Roboter arbeiten über die Bedienoberfläche wie ein menschlicher Nutzer. Das macht sie zur Brückentechnologie für ältere Programme, deren Ablösung nicht absehbar ist.

Ändert sich eine Bildschirmmaske nach einem Update, muss der Bot nachgezogen werden. Bietet ein System eine stabile Schnittstelle (API), ist die direkte Anbindung meist die robustere Wahl. Manchmal löst auch eine vorhandene Funktion im MES, CAQ- oder DMS-System die Aufgabe, ohne zusätzliche Software. Sind die Eingänge unstrukturiert, etwa frei formulierte E-Mails oder wechselnde Belegformate, kommen KI-Verfahren ins Spiel, die eigene Prüfung und Beobachtung erfordern.

Ausgangslage	Naheliegende Lösung
Altsystem ohne Schnittstelle, strukturierte Daten, feste Regeln	RPA-Bot
Beide Systeme mit stabiler API	Direkte Schnittstelle
Funktion im vorhandenen MES, CAQ oder DMS verfügbar	Konfiguration des bestehenden Systems
Unstrukturierte Dokumente oder freie Texte	KI-gestützte Erkennung, ggf. kombiniert mit RPA
Hohe Variantenvielfalt, unklare Zuständigkeiten	Erst standardisieren, dann automatisieren

Typische Kandidaten aus Qualitätsmanagement und Produktion sind das Auslesen und Ablegen von Lieferantenzertifikaten, die Fristüberwachung im Reklamationsmanagement, das Zusammenführen von Audit-Maßnahmen aus Excel-Listen mehrerer Standorte, das Vorbefüllen der Lieferantenbewertung und monatliche Managementberichte. Bei Tätigkeiten mit fachlicher Bewertung, etwa der Freigabe eines Erstmusters, bleibt ein menschlicher Prüfpunkt bestehen. Der Bot bereitet den Fall vor und übergibt ihn.

Für eine erste Einordnung helfen vier Fragen:

• Läuft der Ablauf jedes Mal nach denselben Regeln ab?
• Liegen die Eingangsdaten digital und in gleichbleibender Struktur vor?
• Wie oft fällt der Vorgang an, und wie lange dauert ein Durchlauf?
• Wie hoch ist der Anteil der Ausnahmen, die heute Rückfragen auslösen?

Ein instabiler Ablauf wird durch Automatisierung lediglich schneller fehlerhaft. Prozesse, die gerade umgebaut werden, stellen Sie deshalb besser zurück.

Von der Prozessanalyse über den Pilotbetrieb zur nachhaltigen Automatisierung

Unser Vorgehen gliedert sich in abgegrenzte Arbeitspakete mit Meilensteinen und einem Steuerungsteam aus Ihrem Haus. Die Technik kommt erst ins Spiel, wenn der Ablauf reif dafür ist.

1. Zielkennzahl festlegen: Bearbeitungszeit, Fehlerquote oder Suchzeiten vor Audits. Ohne diese Festlegung lässt sich später nicht beurteilen, ob der Bot gewirkt hat.
2. Ist-Prozess aufnehmen: Aktivitäten, Entscheidungspunkte, Systeme, Volumen, Liegezeiten und Ausnahmen. Häufig weicht der gelebte Ablauf vom dokumentierten ab.
3. Prozess bereinigen: Mit Wertstromanalyse und Lean-Methoden entfernen wir Doppelarbeit und redundante Prüfschleifen.
4. Soll-Prozess und Risiken bewerten: Für kritische Schritte moderieren wir eine FMEA. Sie legen fest, wie der Bot mit fehlenden Daten, abweichenden Formaten oder Systemausfällen umgeht und wo ein Mensch übernimmt.
5. Anforderungen und Auswahl begleiten: Anforderungen an Schnittstellen, Zugriffsrechte und Protokollierung. Wo NIS2-bedingter Druck auf die IT-Sicherheit besteht, fließt er in die Definition der Datenflüsse ein.
6. Pilot umsetzen: Ein einzelner Prozess läuft eine Zeit lang parallel zum manuellen Weg, damit Abweichungen sichtbar werden, bevor sie Folgen haben.
7. Dokumentation und Qualifizierung: Prozessbeschreibungen und QM-Dokumentation werden angepasst, Key-User und Anwender geschult.
8. Wirksamkeit prüfen: Im internen Audit kontrollieren wir, ob der automatisierte Ablauf so läuft wie beschrieben, und verfolgen Maßnahmen bis zur Wirksamkeitsprüfung.

Für den dauerhaften Betrieb empfehlen wir, Verantwortliche für Überwachung und Anpassungen intern zu benennen und modular aufgebaute Automatisierungen zu bevorzugen, damit sich einzelne Schritte bei Änderungen gezielt austauschen lassen. Wer den Ablauf bisher von Hand erledigt hat, kennt die Ausnahmen am besten. Diese Kolleginnen und Kollegen binden wir von Anfang an ein, was die Akzeptanz im Team spürbar stärkt.

Kontor Gruppe: Expertise in Qualitätsmanagement, Lean und Digitalisierung

Bei Automatisierungsvorhaben arbeiten in unserem Team Auditoren, Trainer und Berater zusammen, denn eine technisch funktionierende Lösung muss auch im Audit nachvollziehbar sein. Unsere Normenkenntnis bringen wir als fachlichen Hintergrund ein:

• Qualitätsmanagement: Aufbau und Weiterentwicklung von QM-Systemen nach ISO 9001, IATF 16949, ISO 13485 und ISO 22000, einschließlich QM-Dokumentation und Handbuch
• Risikomethodik: FMEA-Erstellung und -Moderation, APQP-Begleitung, Problemlösung mit Ishikawa, Six Sigma und 5 Why
• Lean Management: Wertstromoptimierung in Produktion und Administration, 5S, Beseitigung redundanter Abläufe
• Digitalisierung: Digitalstrategien, Einführungsbegleitung für MES, CAQ und Industrie-4.0-Werkzeuge, papierlose Qualitätssicherung, DMS-Software und Prozessdigitalisierung
• Qualifizierung: Normschulungen, Auditorenausbildung, QMS-Workshops und Core-Tools-Trainings

Diese Verbindung aus Prozess-, Risiko-, Norm- und Systemsicht unterscheidet unsere Beratung von reinen Softwareeinführungen. Erfahrung haben wir in Automobil- und Zulieferindustrie, Medizintechnik und Pharma, Kunststoffindustrie, Metallverarbeitung und Maschinenbau, Lebensmittel- und Verpackungsindustrie sowie Logistik gesammelt.

Praxisreferenzen für digitale Qualitäts- und Produktionsprozesse

Unsere Referenzen stammen aus Digitalisierungs- und Prozessprojekten. Sie sind keine RPA-Fallstudien, zeigen aber die Grundlagen, auf denen eine tragfähige Automatisierung aufbaut:

• Brose: Auswahl einer CAQ-Software, Industrie-4.0-Konzepte, papierlose Qualitätssicherungs- und Fertigungsprozesse sowie KI-Anwendungen
• Gontermann Peipers GmbH: DMS-Software, Prozessdigitalisierung und Effizienzverbesserungen in der Metallverarbeitung
• Parker Hannifin: Wertstromanalysen und MES-Einführung zur Verbesserung von Lieferkette und Produktionsabläufen
• Yazaki: Optimierung von Produktionsprozessen mit Lean-Methoden und FMEA-basierter Risikoanalyse

Gerade die Arbeit an CAQ-, DMS- und MES-Landschaften hilft bei der Kernfrage jedes Vorhabens: ob ein Bot, eine Schnittstelle oder eine Funktion im vorhandenen System die passende Lösung ist. Wenn Sie diese Frage für Ihre eigenen Abläufe klären möchten, vereinbaren Sie eine kostenlose Erstberatung mit uns.