Welche Workflow-Management-Systeme gibt es?
von SK
Fünf Systemtypen decken den Markt ab: Work-Management-Plattformen, tabellenbasierte Lösungen, No-Code-Prozessautomatisierung, Integrationsplattformen und BPM-Suiten. Für teamübergreifende Projektübergaben und Onboarding eignen sich Work-Management-Plattformen wie monday.com oder Wrike, weil sie Aufgaben, Formulare und Automatisierungen in einer Oberfläche bündeln. Für strukturierte Freigaben wie Rechnungs- oder Urlaubsanträge passt eine formularbasierte Prozesslösung wie Qntrl, weil sie jeden Schritt mit Zuständigkeit und Verlauf protokolliert. Smartsheet ergänzt das Feld für Teams, die gewohnt in Tabellen planen.
In Auswahlprojekten sehen wir häufig dasselbe Muster. Unternehmen kaufen eine Projektmanagement-Lizenz und bilden damit eine mehrstufige Freigabe nach. Nach einigen Monaten stoßen sie an Grenzen bei Vertretungsregeln oder beim Prüfpfad. Wer den Systemtyp vor dem Anbieter wählt, vermeidet diese Schleife.
Das Wichtigste in Kürze:
- Der Systemtyp entscheidet stärker über den Erfolg als der einzelne Anbieter.
- Strukturierte Freigaben brauchen andere Funktionen als flexible Projektarbeit.
- Einführung und Betrieb kosten im ersten Jahr oft mehr als die Lizenzen.
Von Aufgabenverwaltung bis BPM-Suite: Die wichtigsten Systemtypen
Die Systemtypen unterscheiden sich vor allem darin, wie streng sie einen Ablauf vorgeben: Work-Management-Plattformen lassen Teams viel Freiheit, BPM-Suiten modellieren jeden Schritt verbindlich. Dazwischen liegen Tabellenlösungen, No-Code-Prozesswerkzeuge und Integrationsplattformen, die Daten zwischen bestehenden Programmen bewegen.
Aufgaben- und Work-Management
Plattformen wie monday.com, Wrike, Asana oder ClickUp organisieren Arbeit in Boards, Listen und Zeitleisten. Automatisierungen verschieben Aufgaben, sobald sich ein Status ändert, und benachrichtigen die nächste zuständige Person. Diese Plattformen zeigen ihre Stärke bei Projekten, Kampagnen und Übergaben zwischen Teams.
Tabellenbasierte Lösungen
Smartsheet und vergleichbare Werkzeuge kombinieren die Logik einer Tabellenkalkulation mit Workflow-Funktionen wie Formularen, Erinnerungen und Freigabeanfragen. Teams, die bisher mit Excel planen, finden sich hier schnell zurecht.
No-Code-Prozessautomatisierung
Werkzeuge wie Qntrl bilden einen Antrag als Abfolge fester Stationen ab. Ein Formular startet den Vorgang, Regeln leiten ihn weiter, und der Verlauf bleibt nachvollziehbar. Fachabteilungen bauen solche Abläufe ohne Programmierkenntnisse.
Integrationsplattformen (iPaaS)
Zapier, Make oder n8n verbinden vorhandene Programme. Ein neuer Datensatz im CRM löst etwa automatisch einen Eintrag in der Buchhaltung aus. Eine eigene Arbeitsoberfläche für Sachbearbeiter liefern diese Plattformen kaum; sie arbeiten im Hintergrund.
BPM-Suiten
Camunda, Bizagi oder jBPM modellieren Geschäftsprozesse nach dem Standard BPMN und führen sie über eine sogenannte Workflow-Engine aus. Diese Engine reagiert auf Ereignisse wie einen Dokumenteneingang oder eine abgelaufene Frist. BPM-Suiten eignen sich für abteilungsübergreifende, regulierte Prozesse und verlangen meist IT-Kapazität bei der Einführung.
monday.com, Wrike, Smartsheet und weitere Anbieter im Vergleich
Die vier Anbieter decken unterschiedliche Bedarfe ab, obwohl alle Formulare, Automatisierungen und Rollenrechte mitbringen. Unser Vergleich stützt sich auf dokumentierte Funktionen der Hersteller; eigene Produkttests haben wir dafür nicht durchgeführt.
| Kriterium | monday.com | Wrike | Smartsheet | Qntrl |
|---|---|---|---|---|
| Systemtyp | Work-Management | Work-Management | Tabellenbasiert | No-Code-Prozess |
| Freigabelogik | über Automatisierungen | integrierte Freigaben | Freigabe-Workflows | Kernfunktion |
| Formulare | ja | Anfrageformulare | ja | ja |
| Stärkster Einsatz | Projektübergaben | Projektportfolios | Planung in Tabellen | Rechnungsfreigabe |
| EU-Hosting | verfügbar | verfügbar | verfügbar | über Zoho-EU-Rechenzentrum |
monday.com punktet mit einer leicht erlernbaren Oberfläche und vielen Vorlagen, was die Akzeptanz in Fachabteilungen erhöht. Wrike richtet sich an größere Teams mit vielen parallelen Projekten und bietet ausgeprägte Berichte zur Auslastung. Smartsheet passt dort, wo Termine, Budgets und Ressourcen ohnehin in Tabellen gepflegt werden. Qntrl aus dem Zoho-Umfeld fokussiert auf feste Abläufe mit Stationen, Bedingungen und Prüfpfad.
Prüfen Sie beim EU-Hosting jeweils, in welchem Tarif es enthalten ist, und lassen Sie sich den Auftragsverarbeitungsvertrag zeigen. Eine pauschale DSGVO-Konformität garantiert kein Anbieter für Ihren konkreten Einsatz; die Bewertung hängt von Ihren Daten und Ihrer Konfiguration ab.
Welcher Systemtyp passt zu Ihren Prozessen und Anforderungen?
Ordnen Sie Ihren wichtigsten Prozess zuerst einem Muster zu, dann ergibt sich der Systemtyp fast von selbst.
- Rechnungsfreigabe: feste Stationen, Betragsgrenzen, Vertretung bei Abwesenheit und lückenloser Verlauf. Passend sind No-Code-Prozesswerkzeuge wie Qntrl oder bei hohem Volumen eine BPM-Suite.
- Onboarding neuer Mitarbeitender: HR, IT und Fachführung arbeiten parallel an Checklisten. Work-Management mit Vorlagen deckt das gut ab; Zugänge im Identitätssystem automatisieren Sie zusätzlich per Integrationsplattform.
- Projektübergaben zwischen Vertrieb und Umsetzung: wechselnde Inhalte, viele Kommentare, Dateien. monday.com oder Wrike sind hier naheliegend.
- Ressourcen- und Terminplanung: Smartsheet, wenn das Team tabellarisch denkt.
Für die Feinauswahl empfehlen wir eine kurze Kriterienliste: Wie tief geht die Freigabelogik (mehrstufig, bedingt, Vertretung)? Lassen sich Berechtigungen auf Feldebene vergeben? Gibt es native Schnittstellen zu ERP, DATEV oder Ihrem DMS? Exportiert das System einen revisionssicheren Verlauf?
Ein praktischer Test hilft mehr als jede Funktionsliste: Bauen Sie in der Testphase den echten Prozess inklusive einer Ausnahme nach, etwa eine abgelehnte und korrigierte Rechnung. Scheitert das Werkzeug an diesem Fall, scheitert es später im Alltag.
Was kosten Lizenzen, Einführung und laufender Betrieb?
Lizenzen sind der sichtbarste, aber selten der größte Kostenblock. Gängige Business-Tarife von Work-Management- und Tabellenlösungen liegen im Bereich von etwa 10 bis 25 Euro pro Nutzer und Monat; einige Anbieter setzen Mindestnutzerzahlen voraus. BPM-Suiten werden häufig individuell angeboten. Da Anbieter ihre Preise regelmäßig anpassen, sollten Sie die aktuellen Preisseiten für 2026 direkt prüfen und auf Abrechnung in Euro oder US-Dollar achten.
| Kostenblock | Typische Treiber |
|---|---|
| Lizenzen | Nutzerzahl, Tarifstufe, Automatisierungslimits |
| Einführung | Prozessanalyse, Konfiguration, Schnittstellen, Datenbereinigung |
| Schulung | Anzahl Rollen, Akzeptanz in Fachabteilungen |
| Betrieb | Pflege bei API-Änderungen, Monitoring, neue Sonderfälle |
Ein einzelner, sauber definierter Workflow lässt sich mit externer Hilfe ab einigen hundert Euro einrichten. Bauen Sie selbst mit einer Integrationsplattform, rechnen Sie die eigene Zeit ein: Bei 10 bis 40 Stunden Einrichtung und einem internen Stundensatz von 40 bis 60 Euro entstehen im ersten Jahr schnell mehrere tausend Euro. Achten Sie außerdem auf Ausführungslimits: Viele Tarife deckeln die Zahl automatisierter Aktionen pro Monat, und höhere Stufen kosten spürbar mehr.
Mit einem klaren Anwendungsfall zur passenden Lösung
Der sicherste Weg führt über einen einzigen, häufig wiederkehrenden Prozess. Beschreiben Sie Auslöser, Stationen, Ausnahmen und Ergebnis, ordnen Sie das Muster einem Systemtyp zu und vergleichen Sie erst dann zwei oder drei Anbieter. Für flexible Projektarbeit führen monday.com und Wrike die Auswahl an, für tabellarische Planung Smartsheet, für feste Freigabeketten Qntrl oder eine BPM-Suite. Kalkulieren Sie Einführung und Betrieb getrennt von den Lizenzen und klären Sie Hosting sowie Auftragsverarbeitung vor Vertragsabschluss.
Häufig gestellte Fragen:
Workflow-Management steuert einzelne Arbeitsabläufe, also wer welche Aufgabe in welcher Reihenfolge erledigt. BPM betrachtet übergeordnete Geschäftsprozesse und deren Ziele über Abteilungen hinweg. BPM-Suiten enthalten meist eine Workflow-Engine als Bestandteil.
Für die Datenübertragung zwischen Programmen reicht sie oft aus. Für Freigaben mit Sachbearbeitern, Aufgabenlisten und Prüfpfad fehlt ihr in der Regel die Arbeitsoberfläche. Viele Unternehmen kombinieren deshalb beide Typen.
Viele US-Anbieter bieten EU-Rechenzentren und Auftragsverarbeitungsverträge an. Ob der Einsatz zulässig ist, hängt von Ihren Daten, dem gewählten Tarif und der Konfiguration ab. Binden Sie Ihren Datenschutzbeauftragten vor der Auswahl ein.
Ein einzelner Freigabeprozess in einem Work-Management- oder No-Code-Werkzeug läuft oft nach wenigen Wochen produktiv. BPM-Projekte mit mehreren Schnittstellen planen Unternehmen eher in Monaten. Den größten Zeitanteil beansprucht meist die Klärung des Soll-Prozesses.
