Prüfmittelmanagement Software für auditfeste Prozesse

Prüfmittelmanagement Software entscheidet darüber, ob Kalibrierprozesse, Fristenverwaltung und Nachweisführung im Audit tatsächlich belastbar sind oder ob Lücken erst bei der Prüfung sichtbar werden. Kontor Gruppe unterstützt Unternehmen dabei, die passende Lösung auszuwählen, prozesssicher einzuführen und mit dem bestehenden QM-System zu verzahnen.

Prüfmittelmanagement Software

Der geschäftliche Nutzen liegt nicht in der Software allein, sondern in der Verbindung aus Normenkompetenz, Auditpraxis und operativer Umsetzung. Genau dort setzen wir an: von der Gap-Analyse über Prozessdesign und Dokumentation bis zur Schulung der Anwender. Das Ergebnis sind Prüfmittelprozesse, die bei internen und externen Audits nach ISO 9001, IATF 16949 oder ISO 13485 standhalten.

Unser Standort ist Dortmund, unsere Projekte reichen vom Mittelstand bis zum internationalen Konzern. Branchen wie Automotive, Medizintechnik, Fertigung, Kunststoffindustrie und Lebensmittelproduktion zählen zu unserem Erfahrungsfeld. Ob einzelner Standort oder mandantenfähiges Rollout: Wir begleiten die gesamte Einführung praxisnah und normgerecht.

Unsere Leistungen im Bereich Prüfmittelmanagement Software:

Auditierung Beratung Schulung Software Kostenlose Erstberatung

Prüfmittelmanagement

Erfüllen Sie normative Anforderungen und sichern Sie die Eignung Ihrer Prüfmittel durch strukturierte Verwaltung.

Prüfmittelmanagement Schulung

Qualifizieren Sie Ihr Team für Kalibrierung, Überwachung und Nachweisführung und sichern Sie belastbare Prüfentscheidungen im Tagesgeschäft.

Wie können wir Ihnen helfen?

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Häufig gestellte Fragen:

Welche Funktionen sind für die Verwaltung und Überwachung von Mess- und Prüfmitteln besonders wichtig?

Zentral sind automatische Terminüberwachung mit Fälligkeitslisten, Stammdatenverwaltung mit Prüfmittelhistorie, Statusmanagement (aktiv, gesperrt, in Kalibrierung) und die Zuordnung von Prüfintervallen pro Messgerät. Zusätzlich sollte die Software Prüfprotokolle revisionssicher ablegen und unterschiedliche Prüfmitteltypen mit individuellen Kalibrierzyklen abbilden können.

Wie unterstützt eine Lösung bei der Planung, Durchführung und Dokumentation von Kalibrierungen?

Gute Systeme bilden den gesamten Kalibrierzyklus ab: von der Terminplanung über die Erfassung von Kalibrierdaten mit Sollwert-Ist-Vergleich bis zur automatischen Protokollierung. Ergebnisse externer Kalibrierdienstleister lassen sich importieren, idealerweise über standardisierte Schnittstellen wie VDI/VDE 2623. Kalibrierzertifikate werden direkt am Prüfmittel gespeichert.

Welche Schnittstellen zu ERP-, CAQ- oder Qualitätsmanagementsystemen werden typischerweise benötigt?

In der Praxis sind Schnittstellen zu ERP-Systemen für Stammdatenabgleich und Kostenzuordnung, zu CAQ-Systemen für die Einbindung in Prüfplanung und Reklamationsmanagement sowie zu externen Kalibrierlaboren über VDI/VDE 2623 am häufigsten gefordert. Auch Anbindungen an MES-Systeme für produktionsnahe Prüfmittelverfolgung sind bei Industrie-4.0-Projekten relevant.

Wie lassen sich Prüfmittel eindeutig kennzeichnen und per Barcode oder RFID nachverfolgen?

Jedes Prüfmittel erhält eine eindeutige Identifikationsnummer, die als Barcode-Etikett oder RFID-Tag physisch am Gerät angebracht wird. Beim Scannen werden Stammdaten, Status und nächste Kalibriertermine sofort angezeigt. Dieses Vorgehen reduziert Verwechslungen und beschleunigt die Erfassung bei Kalibrierrundgängen erheblich.

Welche Anforderungen an Normen und Audits (z. B. ISO 9001) können damit abgedeckt werden?

Eine normkonforme Lösung erfüllt die Anforderungen der DIN EN ISO 9001 (Kapitel 7.1.5), der IATF 16949 (MSA, PMFU), der ISO 13485 (Abschnitt 7.6) und des IFS. Dazu gehören rückführbare Kalibrierung, lückenlose Dokumentation, nachvollziehbare Prüfmittelfähigkeitsnachweise und eine revisionssichere Änderungshistorie, die bei internen wie externen Audits belastbar ist.

Wie werden Benutzerrechte, Freigabeprozesse und Nachvollziehbarkeit (Audit-Trail) umgesetzt?

Über eine rollenbasierte Benutzerverwaltung wird festgelegt, wer Prüfmittel anlegen, kalibrieren, freigeben oder sperren darf. Jede Aktion wird mit Zeitstempel und Benutzerkennung im Audit-Trail protokolliert. Freigabeprozesse lassen sich mehrstufig konfigurieren, sodass beispielsweise Kalibrierungen erst nach Prüfung durch den QM-Beauftragten wirksam werden.