Automatisierungssoftware

Software zur Automatisierung von Geschäftsprozessen entfaltet ihren Nutzen dort, wo Informationsflüsse zwischen Fertigung, Qualitätssicherung und Verwaltung stabil laufen. Für Industriebetriebe mit Nachweispflichten empfehlen wir den Einstieg über CAQ-, MES- und DMS-Systeme, weil dort Prüfdaten, Freigaben und Rückverfolgbarkeit zusammenlaufen und sich Einsparungen an Kennzahlen wie Durchlaufzeit, Ausschussquote und Suchzeiten für Dokumente belegen lassen. Voraussetzung ist ein Prozess, der vor der Systemauswahl bereinigt wurde.

Die Kontor Gruppe ist eine Beratung für Qualitätsmanagement, Lean Management und Digitalisierung. Wir begleiten Unternehmen vom Mittelstand bis zum international tätigen Konzern bei Prozessanalyse, Anforderungsdefinition, Softwareauswahl, Integration und Qualifizierung der Anwender.

Unsere Rolle ist die des prozessseitigen Umsetzungspartners: herstellerunabhängig bei der Auswahl, verbindlich bei der Einführung. Weil Automatisierung in regulierten Umfeldern an der Nachweisführung hängt, verbinden wir sie mit den Anforderungen aus ISO 9001, IATF 16949, ISO 13485 und ISO 22000.

Zuverlässig automatisierbar sind regelbasierte, wiederkehrende und datenintensive Abläufe mit klaren Zuständigkeiten und konsistenten Stammdaten. Den größten Hebel finden wir regelmäßig an den Übergabestellen zwischen Fertigung und Verwaltung, weil dort Medienbrüche entstehen: Ein Vorgang wechselt zwischen Papier, Excel und Fachsystem, und jeder Wechsel kostet Zeit und erzeugt Fehlerpotenzial.

Prozess	Manuelle Schwachstelle	Wirkung nach der Automatisierung
Prüfdatenerfassung in der Fertigung	Papierprüfscheine, spätere Nacherfassung	Prüfdaten mit Chargenbezug sofort auswertbar, SPC-Regelkreis geschlossen
Reklamations- und Maßnahmenmanagement	E-Mail-Ketten, unklare Verantwortung	Termingesteuerte Weiterleitung, dokumentierte Wirksamkeitsprüfung
Änderungsdienst und Dokumentenfreigabe	Versionsstände in Laufwerken, Unterschriftenmappen	Gelenkte Vorgabedokumente mit nachvollziehbarer Freigabehistorie
Auftragssteuerung und Maschinendatenerfassung	Tagesabschluss per Handeintrag	Transparente Durchlaufzeiten, erkennbare Engpässe, OEE-Auswertung
Lieferantendokumente und Erstmusterprüfung	Zertifikate per Mail, manuelle Ablage	Vollständigkeitsprüfung automatisiert, Nachweise auditfest hinterlegt
Audit- und Maßnahmenverfolgung	Excel-Listen je Standort	Einheitlicher Status, keine Suchzeiten vor dem Zertifizierungsaudit

In der Qualitätssicherung kommen digitale Prüfplanung mit automatischer Zuordnung gültiger Prüfmerkmale und Prüfmittel sowie die automatisierte Erstellung von Erstmusterprüfberichten hinzu. In der Produktion sind Werkerführung mit Schrittfreigaben und die Auftragsdatenversorgung an der Linie inklusive gültiger Arbeitsanweisungen und Zeichnungsstände typische Kandidaten. In der Verwaltung lassen sich Lieferantenbewertungen aus automatisch zusammengeführten Kennzahlen sowie wiederkehrende Managementberichte ohne manuelle Aufbereitung abbilden.

Eine Erfahrung prägt unsere Projekte: Ein instabiler Prozess wird durch Automatisierung schneller fehlerhaft. Abläufe mit hoher Variantenvielfalt, unklaren Verantwortlichkeiten oder inkonsistenten Stammdaten gehören deshalb zuerst standardisiert. Häufig lassen sich 20 bis 30 Prozent der Verschwendung ohne einen Euro Softwarelizenz beseitigen, was den Umfang der späteren Investition deutlich reduziert.

Was kostet die Einführung einer Automatisierungslösung?

Der Beratungsaufwand richtet sich nach Projektumfang und Werksgröße und bewegt sich zwischen kompakten Workshops von wenigen Tagen und mehrmonatiger Begleitung eines Systemrollouts über mehrere Standorte. Die Softwarekosten selbst hängen an Lizenzmodell, Modulumfang, Anzahl der Anwender und an der Zahl der anzubindenden Systeme.

Unsere Leistungsmodelle lassen sich je nach Reifegrad des Vorhabens zuschneiden:

Leistungsmodell	Typischer Anlass	Inhalte
Potenzial- und Prozessanalyse	Digitalisierungsbedarf noch unscharf	Aufnahme der Ist-Prozesse, Bewertung technischer und wirtschaftlicher Automatisierbarkeit, Priorisierung
Anforderungs- und Auswahlbegleitung	Systementscheid steht an	Lastenheft, Bewertungskriterien, Anbietervergleich, Teststellungen, Entscheidungsvorlage
Einführungsbegleitung	Projekt läuft oder startet	Projektplanung mit Meilensteinen, Schnittstellenklärung, Testkonzept, Datenmigration, Go-live-Vorbereitung
Qualitäts- und Auditabsicherung	Regulierte Umgebung, Zertifizierung	Prüfplanung, Rückverfolgbarkeit, Nachweisführung, Vorbereitung auf Zertifizierungs- und Kundenaudits
Training und Qualifizierung	Akzeptanz und Befähigung	Schulungen zu Normen, Core Tools, Prozessmethodik und Systemnutzung

Eine schlanke Analysephase vor der Systementscheidung ist in den meisten Fällen die wirtschaftlichere Reihenfolge. Sie schafft eine belastbare Entscheidungsgrundlage und verhindert, dass ein System Prozesse zementiert, die ohnehin überarbeitet gehören.

Wirtschaftlich rechnen wir Automatisierungsvorhaben gemeinsam mit Fertigungs- und Qualitätsleitung über Größen, die im Haus bereits erfasst werden: eingesparte Nacharbeitsstunden, Ausschussquote, Durchlaufzeit, Suchzeiten für Dokumente und Prüfaufwand bei Kundenaudits. In Projekten mit papierloser Qualitätssicherung verkürzt sich zusätzlich die Zeit bis zur Ursachenklärung bei einer Reklamation deutlich, weil Prüfdaten und Chargenbezug ohne Recherche verfügbar sind.

Für Vorhaben mit unklarem Zuschnitt bieten wir eine kostenlose Erstberatung an.

Beratung für Auswahl, Integration und Skalierung

Bei der Systemauswahl entscheiden Schnittstellen über den späteren Betriebsaufwand. Lösungen, die sich nur über umfangreiche Individualprogrammierung koppeln lassen, verursachen dauerhaft Wartungsaufwand und binden Kapazität, die im Betrieb an anderer Stelle fehlt. Wir bewerten deshalb standardisierte Anbindungen an ERP, PLM, Maschinensteuerungen und Prüfmittel, bevor eine Empfehlung ausgesprochen wird.

Die Systemklassen, mit denen industrielle Automatisierung in der Regel arbeitet, decken unterschiedliche Aufgaben ab:

• MES (Manufacturing Execution System): Auftragssteuerung, Betriebs- und Maschinendatenerfassung, Werkerführung, Rückverfolgbarkeit und Kennzahlen in Echtzeit
• CAQ (Computer Aided Quality): Prüfplanung, Messwerterfassung, Reklamations- und Maßnahmenmanagement, FMEA-Anbindung, Lieferantenbewertung
• DMS (Dokumentenmanagement): Lenkung von Vorgabe- und Nachweisdokumenten, Versionierung, Freigabeworkflows, revisionssichere Archivierung
• Industrie-4.0-Bausteine: Vernetzung von Anlagen und Systemen, papierlose Qualitätssicherung und Fertigung, Echtzeit-Prozessintegration, KI-gestützte Prozess- und Fehleranalyse

Die Auswahl im CAQ-Umfeld richtet sich stark nach den Normanforderungen des Unternehmens, etwa ISO 9001, IATF 16949 oder ISO 13485. Skalierung planen wir über einen Pilotbereich: eine Linie, ein Werk oder ein Prozess zuerst, danach der Rollout mit bereinigten Stammdaten und geschulten Key-Usern. Wo Anforderungen aus dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz oder NIS2-bedingter Druck auf die IT-Sicherheit hinzukommen, berücksichtigen wir diese bereits bei der Definition von Datenflüssen und Zugriffsrechten.

So führt Kontor Gruppe Automatisierungsprojekte zum Ergebnis

Wir arbeiten in klar abgegrenzten Arbeitspaketen mit Meilensteinen und einem Steuerungsteam aus Ihrem Haus, damit Verantwortung und Entscheidungswege während der Umsetzung eindeutig bleiben.

1. Erstgespräch und Zielkennzahl: Wir klären, welche Kennzahl sich um wie viel verbessern soll. Ohne diese Festlegung lässt sich später nicht beurteilen, ob die Automatisierung gewirkt hat.
2. Prozessanalyse und GAP-Analyse: Aufnahme des Ist-Ablaufs mit allen Aktivitäten, Entscheidungspunkten, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen. Erfasst werden Input-Kanäle, Bearbeitungs- und Liegezeiten, Vorgangsvolumen, Anteil der Ausnahmefälle, Fehlerquoten und Nachbearbeitungsaufwand.
3. Prozessbereinigung mit Lean-Methoden: Wertstromoptimierung und 5S entfernen Doppelarbeit und redundante Abläufe, bevor Technik ins Spiel kommt.
4. Soll-Prozess und Risikobetrachtung: Definition des Zielablaufs, FMEA-Moderation für die kritischen Schritte, bei Produktanläufen zusätzlich APQP-Begleitung.
5. Systemauswahl und Schnittstellenkonzept: Bewertung geeigneter MES-, CAQ- oder DMS-Lösungen anhand Ihrer Nachweispflichten, Definition der Datenflüsse, Bereinigung der Stammdaten.
6. Umsetzung im Pilotbereich: Der Pilot zeigt Abweichungen zwischen dokumentiertem und gelebtem Ablauf, bevor der Rollout Aufwand bindet.
7. Qualifizierung und Nachweisführung: Schulung der Anwender, Aktualisierung der QM-Dokumentation, Anpassung von Prozessbeschreibungen und Handbuch.
8. Go-live, interne Audits und Weiterentwicklung: Nach der Produktivsetzung prüfen wir im internen Audit, ob der neue Workflow so läuft wie beschrieben, und verfolgen Maßnahmen bis zur Wirksamkeitsprüfung.

Ein Punkt wird in Projekten regelmäßig unterschätzt: Akzeptanz entsteht an der Maschine, nicht in der Lenkungsrunde. Wer Werker und Prüfer früh einbindet, deren Eingabemasken auf das Wesentliche reduziert und die Rückmeldung sichtbar in Kennzahlen überführt, spart sich aufwendige Nachbesserungen nach dem Go-live.

Erfahrung, Standards und Praxisbeispiele aus regulierten Branchen

In regulierten Umfeldern bestimmt die Nachweispflicht die technische Auslegung. Bei Medizintechnik- und Pharmakunden steht die lückenlose Rückverfolgbarkeit nach ISO 13485 im Vordergrund, im Automotive-Umfeld die Erfüllung der IATF 16949 samt kundenspezifischer Anforderungen wie ZF QD 83 oder Bosch 14-Q-Basics. Wer diese Reihenfolge umdreht, erhält Systeme, die Daten sammeln, im Audit aber nicht bestehen.

Konkrete Projektkontexte aus unserer Arbeit:

• Brose: CAQ-Softwareauswahl, Industrie-4.0-Konzepte, papierlose Qualitätssicherungs- und Fertigungsprozesse sowie KI-Anwendungen
• Parker Hannifin: Wertstromanalysen und MES-Einführung zur Verbesserung von Lieferketteneffizienz und Produktionsabläufen
• Gontermann Peipers GmbH: DMS-Software, Prozessdigitalisierung und Effizienzsteigerung in der Metallverarbeitung
• Yazaki: Optimierung von Produktionsprozessen mit Lean-Methoden und FMEA-basierter Risikoanalyse
• Sanofi Aventis Deutschland GmbH: Einführung eines belastbaren Qualitätsmanagementsystems für regulatorische Compliance
• Elkamet Kunststofftechnik GmbH: 5S-Umsetzung zur Verbesserung der Arbeitsplatzorganisation

Projekterfahrung besteht in der Automobil- und Zulieferindustrie, in Medizintechnik und Pharma, in Fertigung und Produktion, in der Kunststoffindustrie, in Energie und alternativen Energien, in der Lebensmittel- und Verpackungsindustrie, in Metallverarbeitung und Maschinenbau, in der Luft- und Raumfahrt sowie im Bereich Logistik und Supply Chain Management. Zur Qualifizierung gehören Normenschulungen, Auditorentraining, Core-Tools-Schulungen und Workshops zu Methoden wie Ishikawa, Six Sigma und der 5-Why-Analyse.