Automatisierung von Geschäftsprozessen

Geschäftsprozesse zu automatisieren zahlt sich in Industriebetrieben dort am schnellsten aus, wo Daten heute noch per Hand von einem System ins nächste wandern: Prüfergebnisse aus der Fertigung, Freigaben im Änderungsdienst, Reklamationsbearbeitung, Lieferantendokumente. Kontor Gruppe begleitet mittelständische Produktions-, Automotive-, Medizintechnik- und Logistikunternehmen bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen als Verbindung aus Prozessanalyse, Qualitätsmanagement und belastbarer Systemintegration, weil ein automatisierter Ablauf in qualitätskritischen Bereichen nur dann trägt, wenn er auch im Audit nachweisbar ist.

Von Dortmund aus arbeiten wir mit Kunden vom Mittelstand bis zum internationalen Konzern, unter anderem in Automotive und Zulieferindustrie, Medizintechnik und Pharma, Kunststoffverarbeitung, Metallbearbeitung, Lebensmittel- und Verpackungsindustrie sowie Logistik. Unsere Beraterinnen und Berater kommen aus Produktion, Qualitätswesen und Prozessoptimierung.

Der Unterschied zu einem rein technischen Automatisierungsprojekt liegt in der Reihenfolge: Erst klären wir mit Wertstromanalyse und 5S, ob ein Ablauf reif für die Digitalisierung ist, dann folgen Workflow-Gestaltung, MES-, CAQ- oder DMS-Anbindung und die Nachweisführung nach ISO 9001, IATF 16949 oder ISO 13485. So entstehen Abläufe, die Bearbeitungszeit sparen und gleichzeitig Rückverfolgbarkeit sichern.

Den größten Hebel finden wir regelmäßig an den Übergabestellen zwischen Fertigung und Verwaltung, weil dort Medienbrüche entstehen: Ein Ablauf wechselt zwischen Papier, Excel und Fachsystem, und jeder Wechsel kostet Zeit und erzeugt Fehlerpotenzial.

Typische Prozesse, die sich in Industriebetrieben gut automatisieren lassen:

Prozess	Manuelle Schwachstelle	Wirkung nach der Automatisierung
Prüfdatenerfassung in der Fertigung	Papierprüfscheine, spätere Nacherfassung	Prüfdaten mit Chargenbezug sofort auswertbar, SPC-Regelkreis geschlossen
Reklamations- und Maßnahmenmanagement	E-Mail-Ketten, unklare Verantwortung	Termingesteuerte Weiterleitung, dokumentierte Wirksamkeitsprüfung
Änderungsdienst und Dokumentenfreigabe	Versionsstände in Laufwerken, Unterschriftenmappen	Gelenkte Vorgabedokumente mit nachvollziehbarer Freigabehistorie
Auftragssteuerung und Maschinendatenerfassung	Tagesabschluss per Handeintrag	Transparente Durchlaufzeiten, erkennbare Engpässe, OEE-Auswertung
Lieferantendokumente und Erstmusterprüfung	Zertifikate per Mail, manuelle Ablage	Vollständigkeitsprüfung automatisiert, Nachweise auditfest hinterlegt
Audit- und Maßnahmenverfolgung	Excel-Listen je Standort	Einheitlicher Status, keine Suchzeiten vor dem Zertifizierungsaudit

Eine Erfahrung prägt unsere Projekte: Ein instabiler Prozess wird durch Automatisierung nicht besser, sondern schneller fehlerhaft. Deshalb entfernen wir zuerst Verschwendung aus dem Ablauf. Häufig lassen sich 20 bis 30 Prozent davon ohne einen Euro Softwarelizenz beseitigen, was den Umfang der späteren Investition deutlich reduziert.

Wirtschaftlich rechnen wir Automatisierungsvorhaben gemeinsam mit Fertigungs- und Qualitätsleitung über Größen, die im Haus bereits erfasst werden: eingesparte Nacharbeitsstunden, Ausschussquote, Durchlaufzeit, Suchzeiten für Dokumente und Prüfaufwand bei Kundenaudits. In Projekten mit papierloser Qualitätssicherung kommt ein Effekt hinzu, der selten kalkuliert wird: Die Zeit bis zur Ursachenklärung bei einer Reklamation verkürzt sich stark, weil Prüfdaten und Chargenbezug ohne Recherche verfügbar sind.

Leistungen für digitale Workflows und Systemintegration

Unsere Leistungen deckt die gesamte Strecke von der Digitalstrategie bis zum eingeführten Workflow ab, inklusive der Schnittstellen zu bestehenden Systemen.

• Digitalstrategie und Priorisierung: Bewertung der Prozesslandschaft, Auswahl der Vorhaben mit dem größten Zeitgewinn im Verhältnis zum Umsetzungsaufwand
• MES-Einführung: Auftragssteuerung, Maschinendatenerfassung, Rückmeldungen in Echtzeit, OEE-Transparenz
• CAQ-Einführung: Prüfplanung, SPC, Reklamations- und Maßnahmenmanagement mit Anbindung an die FMEA
• DMS-Software und Dokumentendigitalisierung: Lenkung von Vorgabedokumenten, Freigabeworkflows, Versionsstände, Aufbewahrungsfristen
• Papierlose Qualitätssicherung und Fertigung: Ablösung von Prüfscheinen, Begleitkarten und Laufzetteln durch digitale Erfassung am Entstehungsort
• Systemintegration: Bewertung standardisierter Anbindungen an ERP, Maschinensteuerungen und Prüfmittel, damit Prozessdaten ohne manuelle Übertragung dort ankommen, wo sie ausgewertet werden
• Workflow-Automatisierung in der Administration: Einkauf, Reklamation, Änderungsdienst und weitere Abläufe mit wiederkehrenden Freigabeschritten
• Industrie-4.0-Konzepte und KI-gestützte Prozessanalyse: Echtzeitintegration von Prozessdaten und intelligentere Fehleranalyse auf Basis vorhandener Datenbestände
• Qualifizierung: Schulung der Anwender, Auditorentraining, Workshops zu Standards und Methoden wie Ishikawa, Six Sigma und der 5-Why-Analyse

Bei der Systemauswahl achten wir besonders auf Schnittstellen. Lösungen, die sich nur über aufwendige Individualprogrammierung koppeln lassen, verursachen dauerhaft Wartungsaufwand und binden Kapazität, die im Betrieb an anderer Stelle fehlt. Wo Anforderungen aus dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz oder NIS2-bedingter Druck auf die IT-Sicherheit hinzukommen, berücksichtigen wir diese schon bei der Definition von Datenflüssen und Zugriffsrechten.

Unser Vorgehen von der Prozessanalyse bis zum Go-live

Wir arbeiten in klar abgegrenzten Arbeitspaketen mit Meilensteinen und einem Steuerungsteam aus Ihrem Haus, damit Verantwortung und Entscheidungswege während der Umsetzung eindeutig bleiben.

1. Erstgespräch und Zielkennzahl: Wir klären, welche Kennzahl sich um wie viel verbessern soll. Ohne diese Festlegung lässt sich später nicht beurteilen, ob die Automatisierung gewirkt hat.
2. Prozessanalyse und GAP-Analyse: Aufnahme des Ist-Ablaufs mit allen Aktivitäten, Entscheidungspunkten, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen. Erfasst werden Input-Kanäle, Bearbeitungs- und Liegezeiten, Vorgangsvolumen, Anteil der Ausnahmefälle, Fehlerquoten und Nachbearbeitungsaufwand.
3. Prozessbereinigung mit Lean-Methoden: Wertstromoptimierung und 5S entfernen Doppelarbeit und redundante Abläufe, bevor Technik ins Spiel kommt.
4. Soll-Prozess und Risikobetrachtung: Definition des Zielablaufs, FMEA-Moderation für die kritischen Schritte, bei Produktanläufen zusätzlich APQP-Begleitung. Fehlerpotenziale werden vor der Systemauslegung berücksichtigt.
5. Systemauswahl und Schnittstellenkonzept: Bewertung geeigneter MES-, CAQ- oder DMS-Lösungen anhand Ihrer Nachweispflichten, Definition der Datenflüsse zu ERP, Steuerungen und Prüfmitteln, Bereinigung der Stammdaten.
6. Umsetzung im Pilotbereich: Einführung in einer Linie, einem Werk oder einem Prozess. Der Pilot zeigt Abweichungen zwischen dokumentiertem und gelebtem Ablauf, bevor der Rollout Aufwand bindet.
7. Qualifizierung und Nachweisführung: Schulung der Anwender, Aktualisierung der QM-Dokumentation, Anpassung von Prozessbeschreibungen und Handbuch.
8. Go-live, interne Audits und Weiterentwicklung: Nach der Produktivsetzung prüfen wir im internen Audit, ob der neue Workflow so läuft wie beschrieben, und verfolgen Maßnahmen bis zur Wirksamkeitsprüfung.

Der Beratungsaufwand richtet sich nach Projektumfang und Werksgröße. Für eine erste Einschätzung eines Vorhabens bieten wir ein kostenfreies Erstgespräch an.

Expertise für qualitätskritische und regulierte Prozesse

In regulierten Umfeldern bestimmt die Nachweispflicht die technische Auslegung, nicht umgekehrt. Bei Medizintechnik- und Pharmakunden steht die lückenlose Rückverfolgbarkeit nach ISO 13485 im Vordergrund, im Automotive-Umfeld die Erfüllung der IATF 16949 samt kundenspezifischer Anforderungen wie ZF QD 83 oder Bosch 14-Q-Basics. Wer diese Reihenfolge umdreht, erhält Systeme, die Daten sammeln, im Audit aber nicht bestehen.

Unsere Kompetenzfelder greifen in Automatisierungsvorhaben unmittelbar ineinander:

• Qualitätsmanagement: Aufbau und Weiterentwicklung von QM-Systemen nach ISO 9001, IATF 16949, ISO 13485 und ISO 22000, inklusive QM-Dokumentation und Handbuch
• Risikomethodik: FMEA-Erstellung und -Moderation sowie APQP-Begleitung für Produktentwicklung und Serienanlauf
• Lean Management: Wertstromoptimierung in Produktion und Administration, 5S, Anlaufunterstützung für die Serienfertigung
• Audits: Prozess-, Produkt- und Lieferantenaudits, interne Audits sowie Vorbereitung auf Zertifizierungs- und Kundenaudits
• Lieferkette und Compliance: Lieferantenmanagement, Lieferantenqualifizierung und -entwicklung, Compliance-Themen entlang regulatorischer Anforderungen
• Energie und Ressourcen: Energiemanagementsysteme nach ISO 50001, Einsparpotenziale über Abfallreduzierung und ressourceneffiziente Verfahren

Auditoren, Trainer und Berater arbeiten bei uns im selben Team. Das verhindert die häufigste Enttäuschung in Digitalisierungsprojekten: eine technisch saubere Lösung, die an einer Normanforderung scheitert, weil niemand den Freigabeweg oder die Aufbewahrungsfrist mitgedacht hat.

Die Bandbreite der betreuten Branchen hilft beim Übertragen bewährter Lösungen. Ein Prüfkonzept aus der Medizintechnik lässt sich häufig auf sicherheitskritische Bauteile im Fahrzeugbau anpassen, wenn man die dokumentarischen Unterschiede kennt.

Praxisreferenzen aus Produktion, Qualität und Supply Chain

Unsere Projekterfahrung in der Automatisierung umfasst Fertigungssteuerung, Qualitätsdaten und Dokumentenprozesse bei namhaften Industrieunternehmen.

Kunde	Projektinhalt
Brose	CAQ-Softwareauswahl, Industrie-4.0-Konzepte, papierlose Qualitätssicherungs- und Fertigungsprozesse sowie KI-Anwendungen
Parker Hannifin	Wertstromanalysen und MES-Einführung zur Verbesserung von Supply-Chain-Effizienz und Produktionsabläufen
Gontermann Peipers GmbH	DMS-Software, Prozessdigitalisierung und Effizienzsteigerung in der Metallbearbeitung
Yazaki	Optimierung von Produktionsprozessen mit Lean-Methoden und FMEA-basierter Risikoanalyse
Sanofi Aventis Deutschland GmbH	Einführung eines belastbaren Qualitätsmanagementsystems für regulatorische Konformität
Elkamet Kunststofftechnik GmbH	5S-Umsetzung zur Verbesserung der Arbeitsplatzorganisation

Zum weiteren Kundenkreis gehören unter anderem Kirchhoff Automotive, A. Kayser Automotive, Medac, Otto Bock, WIKA Alexander Wiegand SE, Bosch Solar Energy AG, Walter Hundhausen GmbH, PolymerLatex, Gissler & Pass, Casea GmbH und Rhenus AG & Co. KG.

Was diese Projekte verbindet: Die Automatisierung setzte jeweils an einem konkreten betrieblichen Engpass an, sei es die papiergebundene Prüfdokumentation, die fehlende Transparenz über Durchlaufzeiten oder die Suchzeit in gewachsenen Dokumentenablagen.