BPM-Software: Gezielte Beratung und erfolgreiche Einführung
von SK
Die passende Software für Geschäftsprozessmanagement finden Sie am schnellsten, wenn Sie zuerst Ihre Abläufe kennen und erst danach das Werkzeug wählen. Für mittelständische Industrieunternehmen und regulierte Branchen begleiten wir die Auswahl und Einführung von BPM-Software herstellerneutral: Wir richten die Entscheidung an Ihren Wertströmen, an den Schnittstellen zu MES, CAQ und DMS sowie an Ihren QM-Anforderungen aus und verankern die Lösung anschließend im Betrieb. So entsteht ein System, das Ihre Prozesse abbildet und von Ihren Teams im Alltag genutzt wird.
Allein im deutschsprachigen Raum konkurrieren weit über hundert Anbieter mit ähnlichen Versprechen. Viele Projekte geraten ins Stocken, weil ein Tool gekauft wird, bevor die Prozesse analysiert sind. Unser Ansatz dreht diese Reihenfolge um. Wir nehmen die gelebten Abläufe auf, leiten daraus belastbare Anforderungen ab und prüfen, wie eine Lösung in Ihre bestehende Systemlandschaft und Ihr Managementsystem nach ISO 9001, IATF 16949 oder ISO 13485 passt.
Sie erhalten danach eine Entscheidungsgrundlage, die Fachbereiche, Qualitätsmanagement und IT gemeinsam tragen. Wenn Sie vor einer Softwareauswahl stehen oder eine bestehende Einführung neu aufsetzen möchten, sprechen Sie uns für ein kostenloses Erstgespräch an.
Welche Unterstützung erhalten Sie bei Auswahl und Einführung von BPM-Software?
Sie erhalten Unterstützung über den gesamten Weg: von der Prozessanalyse über die Anforderungsdefinition und die Tool-Auswahl bis zur Schulung und zum Rollout. Je nach Ausgangslage buchen Sie einzelne Bausteine oder die durchgängige Begleitung.
| Baustein | Was Sie erhalten |
|---|---|
| Ist-Analyse | Aufnahme der gelebten Prozesse, Identifikation von Medienbrüchen, Doppelarbeit und Verschwendung |
| Soll-Prozesse | Modellierung der Zielabläufe in BPMN, abgestimmt mit Fachbereichen und QM |
| Anforderungskatalog | Gewichtete Kriterien zu Modellierung, Workflow-Ausführung, Monitoring und Integration |
| Schnittstellenkonzept | Abgleich mit MES, CAQ, DMS und ERP, inklusive Datenflüssen und Verantwortlichkeiten |
| Anbietervergleich | Vorauswahl, strukturierte Präsentationen anhand Ihrer Szenarien, Bewertung |
| Einführung | Projektplanung mit Meilensteinen, Rollenmodell, Schulungen, Begleitung im Rollout |
| Verankerung | Anbindung an KVP, interne Audits und QM-Dokumentation |
Ein Punkt unterscheidet unsere Arbeit von reinen Software-Vergleichen: Wir betrachten BPM-Software als Teil Ihres Qualitätsmanagementsystems. Prozessbeschreibungen, Freigaben und Nachweise aus der Software müssen auditfest sein. Deshalb prüfen wir früh, wie Versionierung, Freigabeworkflows und Zuständigkeiten die Normforderungen abdecken. Diese Klärung spart später Nacharbeit, wenn der Auditor nach gelenkten Dokumenten fragt.
Aus den Soll-Prozessen entstehen außerdem Unterlagen, die Sie bei der Einführung direkt als Schulungsmaterial nutzen. Die Prozessverantwortlichen aus dem Projekt übernehmen ihre Rolle anschließend in der Regelorganisation.
Was kostet die Auswahl und Einführung von BPM-Software?
Die Kosten richten sich nach Projektumfang, Anzahl der Prozesse und Standorte sowie der Tiefe der Integration; feste Pauschalpreise nennen wir deshalb nicht. Ein Auswahlprojekt für einen klar abgegrenzten Bereich ist deutlich schlanker als eine standortübergreifende Einführung mit Anbindung an MES und CAQ.
Diese Faktoren bestimmen den Aufwand der Beratung:
- Anzahl und Komplexität der Prozesse, die modelliert werden
- Vorhandene Prozessdokumentation und deren Aktualität
- Zahl der Schnittstellen zu bestehenden Systemen
- Regulatorische Anforderungen, etwa aus IATF 16949 oder ISO 13485
- Umfang von Schulungen und Rollout-Begleitung
- Anzahl der Standorte und beteiligten Fachbereiche
Hinzu kommen die Kosten für die Software selbst. Lizenzmodelle reichen von nutzerbasierten Abonnements bis zu Unternehmenslizenzen; Einrichtung, Integration und Wartung gehören in jede Gesamtkostenbetrachtung. Im Auswahlprojekt stellen wir diese Positionen für die Anbieter der engeren Wahl nebeneinander, damit Sie über die Laufzeit vergleichen und nicht nur über den Einstiegspreis.
Für eine belastbare Einschätzung Ihres Vorhabens vereinbaren Sie ein kostenloses Erstgespräch mit uns. Nach einer kurzen Klärung von Ausgangslage und Zielen erhalten Sie einen Vorschlag zu Vorgehen und Aufwand.
So begleiten wir Prozessanalyse, Tool-Auswahl und Umsetzung
Unser Vorgehen folgt fünf aufeinander aufbauenden Schritten, und jedes Ergebnis dient als Eingang für den nächsten.
- Ziele und Rahmen klären. Gemeinsam legen wir fest, welche Prozesse im Fokus stehen, welche Kennzahlen sich verbessern sollen und welche Normen gelten. Ein Steuerkreis aus Fachbereich, QM und IT trifft die Entscheidungen.
- Wertströme und Ist-Prozesse aufnehmen. In Workshops und vor Ort erfassen wir, wie Abläufe tatsächlich laufen. Mit Wertstromanalysen machen wir Liegezeiten, Schleifen und Medienbrüche sichtbar, also genau die Stellen, an denen Software später Wirkung zeigen soll.
- Soll-Prozesse und Anforderungen festlegen. Wir bereinigen Abläufe zuerst nach Lean-Prinzipien und modellieren sie in BPMN. Daraus leiten wir den Kriterienkatalog ab. Ein schlanker Prozess braucht weniger Workflow-Logik und lässt sich leichter pflegen.
- Lösungen bewerten und auswählen. Anbieter präsentieren anhand Ihrer eigenen Prozessszenarien. Wir bewerten Funktionen, Integrationsfähigkeit zu MES, CAQ und DMS, Bedienbarkeit für Fachanwender sowie Gesamtkosten.
- Einführen und verankern. Wir planen Arbeitspakete mit Meilensteinen, schulen Key User und begleiten den Rollout. Interne Audits und der kontinuierliche Verbesserungsprozess sorgen dafür, dass die Prozessmodelle aktuell bleiben.
Aus unserer Projekterfahrung lohnt sich ein Pilot in einem überschaubaren Bereich, etwa einem Freigabe- oder Reklamationsprozess. Dort zeigen sich Schwächen im Rollenmodell und in Schnittstellen früh und mit vertretbarem Aufwand.
Kontor Gruppe: Expertise für Qualität, Lean Management und digitale Prozesse
Unsere Stärke liegt in der Verbindung von Qualitätsmanagement, Lean Management und Digitalisierung, die viele Unternehmen getrennt betrachten. Für die Auswahl von Prozesssoftware bedeutet das: Wir kennen die Normforderungen, die Methoden zur Prozessverbesserung und die Systeme, mit denen BPM-Software Daten austauschen muss.
- Qualitätsmanagement: Aufbau und Weiterentwicklung von QM-Systemen nach ISO 9001, IATF 16949, ISO 13485 und ISO 22000, inklusive FMEA, APQP, Prozess- und Lieferantenaudits sowie QM-Dokumentation
- Lean Management: Wertstromoptimierung in Produktion und Administration, Abbau von Verschwendung und redundanten Abläufen, 5S
- Digitalisierung: Entwicklung digitaler Strategien, Einführungsbegleitung für MES, CAQ und Industrie-4.0-Werkzeuge, papierlose Qualitätssicherung, DMS und Prozessdigitalisierung
- Schulung: Normenschulungen, Auditorenschulungen, QMS-Workshops und Core-Tools-Trainings für Ihre Mitarbeitenden
Wir arbeiten mit Unternehmen vom Mittelstand bis zum internationalen Konzern, unter anderem in der Automobil- und Zulieferindustrie, Medizintechnik und Pharma, Kunststoffindustrie, Metallverarbeitung und im Maschinenbau sowie in der Logistik. Branchenspezifische Anforderungen, etwa kundenspezifische Vorgaben im Automotive-Umfeld, fließen damit direkt in Ihren Anforderungskatalog ein.
Praxisbeispiele aus Prozessoptimierung und Digitalisierung
Unsere Referenzprojekte zeigen, wie Prozessanalyse und Systemauswahl in der Praxis zusammenwirken. Die folgenden Beispiele beschreiben den Umfang der jeweiligen Zusammenarbeit:
| Kunde | Projektinhalt |
|---|---|
| Brose | CAQ-Softwareauswahl, Industrie-4.0-Konzepte, papierlose QS- und Fertigungsprozesse, KI-Anwendungen |
| Parker Hannifin | Wertstromanalysen und MES-Einführung zur Verbesserung von Supply-Chain-Effizienz und Produktionsabläufen |
| Gontermann Peipers GmbH | DMS-Software, Prozessdigitalisierung und Effizienzsteigerung in der Metallverarbeitung |
| Sanofi Aventis Deutschland GmbH | Einführung eines robusten QM-Systems zur Erfüllung regulatorischer Anforderungen |
| Yazaki | Optimierung von Produktionsprozessen mit Lean-Methoden und FMEA-basierter Risikoanalyse |
Bei Brose zeigt die CAQ-Softwareauswahl, wie eng Systementscheidung und Qualitätsprozesse verknüpft sind: Die Anforderungen an papierlose Prüf- und Fertigungsabläufe bestimmten die Kriterien für das System. Das Projekt bei Parker Hannifin verbindet Wertstromanalyse und MES-Einführung. Diese Reihenfolge, erst den Fluss verstehen und dann das System einführen, wenden wir auch bei der Auswahl von BPM-Software an.
Wenn Sie prüfen möchten, wie sich dieser Ansatz auf Ihre Prozesslandschaft übertragen lässt, nehmen Sie Kontakt mit uns auf. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir Ihre Ausgangslage und die sinnvollen ersten Schritte.
Häufige Fragen zu BPM-Software:
Nein, wir beraten herstellerneutral und vertreiben keine eigene Prozesssoftware. Grundlage der Empfehlung sind Ihre Prozesse, Schnittstellen und QM-Anforderungen. So bleibt die Auswahl offen für die Lösung, die zu Ihrem Unternehmen passt.
Die Dauer hängt vom Umfang ab; ein klar abgegrenzter Bereich mit vorhandener Dokumentation ist schneller ausgewertet als eine standortübergreifende Prozesslandschaft. Einen realistischen Zeitplan mit Meilensteinen erstellen wir nach dem Erstgespräch.
Eine vollständige Dokumentation ist keine Voraussetzung. Wir nehmen die gelebten Abläufe gemeinsam mit Ihren Teams auf und modellieren sie in BPMN. Vorhandene QM-Dokumentation nutzen wir als Ausgangspunkt und gleichen sie mit der Praxis ab.
Im Schnittstellenkonzept legen wir fest, welche Daten zwischen den Systemen fließen und welches System jeweils führend ist. Diese Anforderungen gehen in die Anbieterbewertung ein, damit die Integrationsfähigkeit vor der Entscheidung geprüft wird.
Sie unterstützt dabei, wenn Versionierung, Freigaben und Zuständigkeiten sauber eingerichtet sind. Wir prüfen diese Punkte im Auswahlprozess und verknüpfen die Prozessmodelle mit Ihrer QM-Dokumentation und Ihren internen Audits.
Ja, Schulungen gehören zur Einführung. Key User lernen Modellierung und Pflege der Prozesse, Fachanwender die Arbeit mit den Workflows. Ergänzend bieten wir Trainings zu Normen, Audits und Prozessverbesserung an.
