Business-Process-Management-System: Beratung & Einführung
von SK
Ein Business-Process-Management-System schafft dann echten Nutzen, wenn es Ihre Abläufe sichtbar macht, Verantwortlichkeiten festlegt und messbare Verbesserungen liefert. Wir begleiten mittelständische und industrielle Unternehmen herstellerunabhängig bei Business Process Management Systemen: von der Prozessaufnahme über die Auswahl einer passenden Lösung bis zur Einbindung in ERP, MES, CAQ und DMS, mit Blick auf die Nachweispflichten aus ISO 9001, IATF 16949 oder ISO 13485.
Unser Ausgangspunkt sind Ihre Prozesse, die Software folgt im zweiten Schritt. Diese Reihenfolge ergibt sich aus unserer Verbindung von Qualitätsmanagement, Lean Management und Digitalisierung. Verschwendung und redundante Schritte beseitigen wir, bevor ein Ablauf digital abgebildet wird. So vermeiden Sie, ineffiziente Routinen dauerhaft in Software zu übertragen.
Planen Sie die Einführung oder möchten Sie ein bestehendes System wirksamer nutzen? In einer kostenlosen Erstberatung klären wir gemeinsam, wo Ihre Prozesse heute stehen und welche Schritte sich zuerst lohnen.
Was leisten BPM-Systeme für Ihre Geschäftsprozesse?
BPM-Systeme steuern wiederholbare Abläufe vollständig vom Auslöser bis zum Ergebnis. Damit unterscheiden sie sich von einer Aufgabenverwaltung, die einzelne Tätigkeiten organisiert, und vom Projektmanagement, das einmalige Vorhaben abwickelt. Ein BPMS verbindet Menschen, Systeme und Daten entlang eines definierten Prozesses und macht dessen Leistung messbar.
Im Kern unterstützt eine solche Lösung den gesamten Lebenszyklus eines Prozesses:
| Phase | Was im System geschieht | Nutzen für Sie |
|---|---|---|
| Analyse und Design | Erfassung des Ist-Prozesses, Kennzahlen zu Durchlaufzeit, Kosten und Qualität | Engpässe und Doppelarbeit werden sichtbar |
| Prozessmodellierung | Darstellung in Notationen wie BPMN 2.0, Rollen in Schwimmbahnen, Freigabe und Versionierung | Einheitliches Prozesswissen mit klaren Zuständigkeiten |
| Ausführung | Schritt-für-Schritt-Abläufe, Vorlagen, Teilautomatisierung über Schnittstellen | Weniger Medienbrüche und manuelle Übergaben |
| Monitoring | Laufende Auswertung von Prozesskennzahlen, Erkennung von Abweichungen | Grundlage für Steuerung und Audits |
| Optimierung | Auswertung der Daten, Ableitung von Maßnahmen im kontinuierlichen Verbesserungsprozess | Nachweisbare, wiederholbare Verbesserung |
Für regulierte und industrielle Unternehmen kommt eine weitere Funktion hinzu: Ein gut aufgesetztes BPMS dient als gelenkte Prozessdokumentation. Freigaben, Versionsstände und Verantwortlichkeiten sind nachvollziehbar, was die Vorbereitung interner Audits und Zertifizierungsaudits spürbar erleichtert. Excel-Listen und einzelne Visio-Diagramme stoßen genau hier an Grenzen, sobald mehrere Bereiche an denselben Prozessen arbeiten.
Welche Lösung passt zu Ihren Abläufen und bestehenden Systemen?
Die passende Lösung ergibt sich aus Ihrem Prozessziel und Ihrer vorhandenen Systemlandschaft. Am Markt gibt es weit über hundert Anbieter, deren Schwerpunkte stark auseinandergehen. Einige konzentrieren sich auf die grafische Modellierung, andere auf Workflow-Ausführung und Automatisierung, wieder andere decken den gesamten Lebenszyklus ab.
Drei Ausrichtungen helfen bei der ersten Einordnung:
- Personenorientiert: Abläufe mit Freigaben und Entscheidungen, etwa Änderungsanträge, Abweichungsfreigaben oder Lieferantenfreigaben.
- Dokumentenorientiert: Prozesse rund um ein zentrales Dokument wie Verträge, Prüfpläne oder Arbeitsanweisungen mit mehreren Prüfrunden.
- Integrationsorientiert: Abläufe mit wenig manueller Beteiligung, bei denen Daten zwischen Systemen wie ERP, MES oder CAQ fließen.
In der Industrie mischen sich diese Typen fast immer. Eine Reklamationsbearbeitung beginnt mit Daten aus dem CAQ, läuft über Freigaben im Qualitätsmanagement und endet mit Rückmeldungen ans ERP. Deshalb prüfen wir bei der Auswahl besonders die Schnittstellen: Welches System ist für welche Daten führend, in welcher Taktung werden Daten ausgetauscht und wo entstehen heute manuelle Exporte oder E-Mail-Übergaben?
Für die Bewertung nutzen wir einen Kriterienkatalog, der aus Ihren Prozessen abgeleitet ist:
- Abdeckung der benötigten Lebenszyklusphasen
- Unterstützte Notationen und Rollenkonzept
- Lenkung von Dokumenten und Freigaben gemäß Ihren Normanforderungen
- Anbindung an ERP, MES, CAQ und DMS über standardisierte Schnittstellen
- Bedienbarkeit für Fachbereiche ohne Programmierkenntnisse
- Skalierbarkeit für weitere Standorte und Bereiche
Wir verkaufen keine eigene BPM-Software. Unsere Empfehlung orientiert sich ausschließlich an Ihren Anforderungen.
So begleitet Kontor Gruppe die Einführung und Optimierung
Wir führen die Einführung in aufeinander aufbauenden Phasen durch, die wir an Ihre Ausgangslage anpassen.
- Prozesse erfassen: Gemeinsam mit den Fachbereichen nehmen wir die relevanten Abläufe auf und ordnen sie in einer Prozesslandkarte. Wertstromanalysen zeigen, wo Wartezeiten, Doppelerfassungen und Medienbrüche entstehen.
- Verbesserungen priorisieren: Wir bewerten Potenziale nach Wirkung und Aufwand. Lean-Methoden setzen wir ein, um Abläufe zu verschlanken, bevor sie digital abgebildet werden.
- Anforderungen und Lastenheft: Aus Soll-Prozessen, Datenflüssen und Normanforderungen entsteht ein belastbares Lastenheft als Grundlage für die Anbieterauswahl.
- Auswahl der Lösung: Wir unterstützen Sie beim strukturierten Vergleich, bei Anbieterpräsentationen und bei der Bewertung anhand Ihres Kriterienkatalogs.
- Pilot und Integration: Die Einführung startet mit ausgewählten Prozessen. Schnittstellen und Datenqualität werden geprüft, bevor der Rollout ausgeweitet wird. Stammdaten bereinigen wir vorher, damit Fehler nicht in alle angebundenen Systeme wandern.
- Qualifizierung und Wirkungsmessung: Schulungen für Prozessverantwortliche und Anwender sichern die Nutzung im Alltag. Vereinbarte Kennzahlen machen sichtbar, ob Durchlaufzeiten, Fehlerquoten oder Freigabedauern sich tatsächlich verbessern.
Auf Wunsch übernehmen wir die Projektkoordination zwischen Fachbereichen, IT und Softwareanbieter, definieren Arbeitspakete mit Meilensteinen und begleiten die Abnahme. Unsere Erfahrung zeigt: Das größte Risiko liegt selten in der Technik, häufiger in unklaren Verantwortlichkeiten. Deshalb benennen wir für jeden Kernprozess früh einen Prozessverantwortlichen.
Expertise in Qualitätsmanagement, Lean und Digitalisierung
Unsere Beratung verbindet drei Disziplinen, die bei der Einführung eines BPM-Systems ineinandergreifen. Das Qualitätsmanagement liefert die Anforderungen an Dokumentation und Nachweise, Lean Management die Methoden für schlanke Abläufe und die Digitalisierung den technischen Rahmen.
- Normen von Beginn an berücksichtigt: Wir arbeiten regelmäßig mit ISO 9001, IATF 16949, ISO 13485, ISO 22000 und ISO 50001. Daraus leiten wir Anforderungen an Dokumentenlenkung, Rückverfolgbarkeit und Aufbewahrung ab, die in die Prozessgestaltung einfließen.
- Automobilspezifische Anforderungen: Für Zulieferer beziehen wir Core Tools wie APQP und FMEA sowie kundenspezifische Vorgaben wie ZF QD 83 oder Bosch 14-Q-Basics ein.
- Methodische Fehleranalyse: Abweichungen aus dem Monitoring verknüpfen wir mit Werkzeugen wie Ishikawa, den 5 Whys und Six Sigma, damit aus Kennzahlen konkrete Maßnahmen entstehen.
- Schulung und Qualifizierung: Als Trainer für Qualitäts- und Prozessthemen bereiten wir Ihre Mitarbeitenden auf Audits, Normanforderungen und die eigenständige Weiterentwicklung von Prozessen vor.
Projekterfahrung bringen wir unter anderem aus der Automobil- und Zulieferindustrie, aus Medizintechnik und Pharma, der Kunststoffindustrie, der Metallverarbeitung und dem Maschinenbau, der Lebensmittel- und Verpackungsindustrie, der Luftfahrt sowie aus Logistik und Supply Chain Management mit.
Praxisreferenzen aus Fertigung und Industrie
Die folgenden Projekte stammen aus angrenzenden Feldern der Prozessdigitalisierung. Sie sind keine BPMS-Einführungen, zeigen aber die Erfahrung, auf die wir bei Prozessanalyse, Systemauswahl und Integration zurückgreifen.
| Kunde | Projektinhalt | Bezug zu BPM-Vorhaben |
|---|---|---|
| Brose | Auswahl einer CAQ-Software, Industrie-4.0-Konzepte, papierlose Qualitätssicherungs- und Fertigungsprozesse, KI-Anwendungen | Strukturierte Softwareauswahl und digitale Freigabe- und Prüfabläufe |
| Parker Hannifin | Wertstromanalysen und MES-Implementierung zur Verbesserung von Supply-Chain-Effizienz und Produktionsabläufen | Weg von der Prozessanalyse zur Systemeinführung |
| Gontermann Peipers GmbH | DMS-Software, Prozessdigitalisierung und Effizienzsteigerung in der Metallverarbeitung | Dokumentenorientierte Prozesse und digitale Lenkung |
| Yazaki | Optimierung von Produktionsprozessen mit Lean-Methoden und FMEA-basierter Risikoanalyse | Priorisierung von Verbesserungen vor der Digitalisierung |
| Sanofi Aventis Deutschland GmbH | Einführung eines robusten Qualitätsmanagementsystems für regulatorische Compliance | Prozessdokumentation unter regulatorischen Anforderungen |
Zu unseren weiteren Kunden zählen unter anderem Kirchhoff Automotive, Otto Bock, WIKA Alexander Wiegand SE und Rhenus AG & Co. KG.
Wenn Sie prüfen möchten, wie sich diese Erfahrung auf Ihr BPM-Vorhaben übertragen lässt, sprechen Sie uns an. Die Erstberatung ist kostenlos und dient dazu, Ihre Ausgangslage und die ersten sinnvollen Schritte zu klären.
Häufig gestellte Fragen zu BPM-Systemen:
In vielen Fällen ja, weil das ERP Aufträge, Stammdaten und Planung verwaltet, während ein BPMS bereichsübergreifende Abläufe modelliert, steuert und misst. Beide Systeme ergänzen sich, wenn die Schnittstellen sauber definiert sind. Das bestehende ERP wird dabei in der Regel beibehalten und gezielt angebunden.
Nein, wir beraten herstellerunabhängig. Die Auswahl orientiert sich an einem Lastenheft, das wir aus Ihren Prozessen und Normanforderungen ableiten.
Mit der Erfassung und Priorisierung Ihrer Kernprozesse. Erst wenn Abläufe verschlankt und Verantwortlichkeiten geklärt sind, lohnt die digitale Abbildung, da sich sonst bestehende Ineffizienzen im System verfestigen.
Ein BPMS stellt gelenkte, versionierte Prozessbeschreibungen mit klaren Zuständigkeiten bereit und liefert Kennzahlen für die Bewertung der Prozessleistung. Auditoren finden so nachvollziehbare Nachweise. Wir bereiten Ihre Prozesse und Mitarbeitenden zusätzlich auf interne und externe Audits vor.
Vor dem Start vereinbaren wir Kennzahlen wie Durchlaufzeit, Fehlerquote oder Freigabedauer und erheben deren Ausgangswert. Nach dem Pilot und dem Rollout vergleichen wir die Werte und leiten weitere Maßnahmen im kontinuierlichen Verbesserungsprozess ab.
Vereinbaren Sie eine kostenlose Erstberatung mit uns. Darin sichten wir Ihre wichtigsten Prozesse und vorhandenen Systeme und schlagen einen Projektzuschnitt mit klaren ersten Arbeitspaketen vor.
