Robotic Process Automation (RPA)

Weniger Abtippen zwischen ERP, CAQ und Excel-Listen, Abläufe, die jedes Mal nach denselben Regeln laufen, und Fachkräfte, die wieder Zeit für Reklamationsanalysen, Audits und Verbesserungsprojekte haben: Das erwarten Qualitäts- und Prozessverantwortliche in der Industrie von Robotic Process Automation (RPA). Software-Roboter übernehmen dabei regelbasierte Klickarbeit an bestehenden Systemen, so wie es heute eine Mitarbeiterin am Bildschirm erledigt.

Kontor Gruppe begleitet Industrieunternehmen bei der RPA-Einführung von der Prozessanalyse über die Risikobewertung bis zur qualitätsgesicherten Umsetzung, damit Software-Roboter in QM-, Produktions- und Verwaltungsprozessen verlässlich arbeiten und die Anforderungen Ihres Managementsystems erfüllen. Unser Ansatzpunkt ist der Ablauf selbst: Erst wird er aufgeräumt und abgesichert, dann übernimmt ein Bot die wiederkehrenden Schritte.

Damit können Sie einschätzen, welche Ihrer Abläufe sich für einen Bot eignen, wie Sie mit Ausnahmen umgehen und wie ein Pilot aussieht, der belastbare Zahlen für die nächste Entscheidung liefert. Für ein erstes Gespräch über Ihre Prozesse bieten wir eine kostenlose Erstberatung an.

Ein Software-Roboter bewegt Daten, und in einem zertifizierten Managementsystem braucht jede Datenbewegung eine dokumentierte Regel, eine Zuständigkeit und einen Nachweis. Deshalb verbinden wir RPA-Vorhaben mit dem, was ohnehin unser Kerngeschäft ist: Qualitätsmanagement, Lean-Methodik und Digitalisierungsbegleitung.

Im Alltag zeigt sich der Bedarf meist an den Übergabestellen zwischen Fertigung und Verwaltung. Ein Prüfzertifikat kommt per Mail, wird ausgedruckt, abgelegt und in eine Liste übertragen. Eine Reklamation wandert durch E-Mail-Ketten, Fristen werden von Hand nachgehalten. Jeder Medienbruch kostet Zeit und erzeugt Fehlerpotenzial, das spätestens im Audit sichtbar wird.

Unsere Beratung setzt an drei Punkten an:

• Prozesssicht: Wertstromanalyse und Lean-Methoden zeigen, welche Schritte überflüssig sind und welche ein Bot sinnvoll übernimmt.
• Risikosicht: Mit FMEA bewerten Sie vorab, was bei fehlenden Daten, abweichenden Formaten oder Systemausfällen passiert.
• Normsicht: Prozessbeschreibungen und QM-Dokumentation werden so angepasst, dass der automatisierte Ablauf nach ISO 9001, IATF 16949 oder ISO 13485 nachvollziehbar bleibt.
• Systemsicht: Unsere Erfahrung mit MES, CAQ und DMS hilft bei der Frage, ob ein Bot, eine Schnittstelle oder eine Funktion im vorhandenen System die passende Lösung ist.

Eine eigene RPA-Plattform bieten wir nicht an. Unsere Rolle liegt in Analyse, Gestaltung und Absicherung, und das hält die Softwareauswahl offen für das, was zu Ihrer Systemlandschaft passt.

Welche Prozesse eignen sich für Software-Roboter?

Gut geeignet sind Abläufe, die klaren Regeln folgen, häufig anfallen und mit digitalen, gleichbleibend strukturierten Eingangsdaten starten. Je öfter ein Vorgang täglich oder wöchentlich vorkommt, desto eher rechnet sich der Aufbau.

Typische Kandidaten aus Qualitätsmanagement, Produktion und Verwaltung:

Ablauf	Manuelle Schwachstelle heute	Mögliche Aufgabe für einen Bot
Lieferantendokumente und Erstmusterprüfung	Zertifikate per Mail, manuelle Ablage	Anhänge auslesen, Vollständigkeit prüfen, Nachweise ablegen
Reklamations- und Maßnahmenmanagement	E-Mail-Ketten, unklare Verantwortung	Vorgänge anlegen, Fristen überwachen, Erinnerungen auslösen
Audit- und Maßnahmenverfolgung	Excel-Listen je Standort	Statusdaten zusammenführen, einheitliche Übersicht erzeugen
Lieferantenbewertung	Kennzahlen aus mehreren Systemen	Daten abrufen, Bewertung vorbefüllen
Wiederkehrende Managementberichte	Manuelle Aufbereitung jeden Monat	Kennzahlen sammeln, Berichtsvorlage befüllen
Datenübertragung zwischen Systemen	Doppelte Erfassung, Tippfehler	Stammdaten oder Rückmeldungen abgleichen und übertragen

Weniger geeignet sind Abläufe mit hoher Variantenvielfalt, vielen Sonderfällen, unklaren Zuständigkeiten oder inkonsistenten Stammdaten. Solche Prozesse gehören zuerst standardisiert, denn ein instabiler Ablauf wird durch Automatisierung lediglich schneller fehlerhaft. Gleiches gilt für Prozesse, die gerade umgebaut werden, etwa während einer ERP-Umstellung.

Ein Punkt wird in der Praxis oft unterschätzt: Software-Roboter arbeiten über die Bedienoberfläche. Ändert sich eine Bildschirmmaske nach einem Update, muss der Bot nachgezogen werden. Bietet ein System eine stabile Schnittstelle, ist eine direkte Anbindung meist die robustere Wahl. RPA spielt ihre Stärke dort aus, wo ältere Programme keine Schnittstelle mitbringen und ein Systemwechsel nicht absehbar ist.

Für eine erste Einordnung helfen vier Fragen:

• Läuft der Ablauf jedes Mal nach denselben Regeln ab?
• Liegen die Eingangsdaten digital und in gleichbleibender Struktur vor?
• Wie oft fällt der Vorgang an, und wie lange dauert ein Durchlauf?
• Wie hoch ist der Anteil der Ausnahmen, die heute Rückfragen auslösen?

Bei Tätigkeiten, die eine fachliche Bewertung verlangen (etwa die Freigabe eines Erstmusters), bleibt ein menschlicher Prüfpunkt bestehen. Der Bot bereitet den Fall vor und übergibt ihn.

Wie geht Kontor Gruppe bei der Prozessautomatisierung vor?

Wir arbeiten in klar abgegrenzten Arbeitspaketen mit Meilensteinen und einem Steuerungsteam aus Ihrem Haus, und die Technik kommt erst ins Spiel, wenn der Ablauf reif dafür ist.

1. Zielkennzahl festlegen: Gemeinsam klären wir, welche Größe sich verbessern soll, etwa Bearbeitungszeit, Fehlerquote oder Suchzeiten vor Audits. Ohne diese Festlegung lässt sich später nicht beurteilen, ob der Bot gewirkt hat.
2. Ist-Prozess aufnehmen: Wir erfassen Aktivitäten, Entscheidungspunkte, beteiligte Systeme, Vorgangsvolumen, Liegezeiten und Ausnahmefälle. Häufig weicht der gelebte Ablauf vom dokumentierten ab, und genau das fällt hier auf.
3. Prozess bereinigen: Mit Wertstromanalyse und Lean-Methoden entfernen wir Doppelarbeit und redundante Prüfschleifen. Ein Teil der Verschwendung verschwindet dabei ganz ohne Softwarelizenz.
4. Soll-Prozess und Risiken bewerten: Für kritische Schritte moderieren wir eine FMEA. Sie legen fest, wie der Bot mit fehlenden Daten und Ausnahmen umgeht und an welcher Stelle ein Mensch übernimmt.
5. Anforderungen und Auswahl begleiten: Wir formulieren Anforderungen an Schnittstellen, Zugriffsrechte und Protokollierung und unterstützen Sie bei der Bewertung geeigneter Lösungen. Wo NIS2-bedingter Druck auf die IT-Sicherheit besteht, fließt er in die Definition der Datenflüsse ein.
6. Pilot umsetzen: Ein einzelner Prozess startet zuerst und läuft eine Zeit lang parallel zum manuellen Weg. So werden Abweichungen sichtbar, bevor sie Folgen haben.
7. Dokumentation und Qualifizierung: Prozessbeschreibungen und QM-Dokumentation werden angepasst, Key-User und Anwender geschult.
8. Wirksamkeit prüfen: Im internen Audit kontrollieren wir, ob der automatisierte Ablauf so läuft wie beschrieben, und verfolgen Maßnahmen bis zur Wirksamkeitsprüfung.

Wer den Ablauf bisher von Hand erledigt hat, kennt die Ausnahmen am besten. Diese Kolleginnen und Kollegen binden wir von Anfang an in die Prozessaufnahme ein, was zugleich die Akzeptanz für den Bot im Team stärkt.

Erfahrung mit Prozessoptimierung, digitalen Systemen und Qualitätsstandards

Unsere Stärke bei Automatisierungsvorhaben liegt darin, dass Auditoren, Trainer und Berater in einem Team zusammenarbeiten. Eine technisch funktionierende Lösung muss in Ihrem Unternehmen auch der nächsten Zertifizierung standhalten.

• Qualitätsmanagement: Aufbau und Weiterentwicklung von QM-Systemen nach ISO 9001, IATF 16949, ISO 13485 und ISO 22000, einschließlich QM-Dokumentation und Handbuch
• Risikomethodik: FMEA-Erstellung und -Moderation, APQP-Begleitung, Problemlösung mit Ishikawa, Six Sigma und 5 Why
• Lean Management: Wertstromoptimierung in Produktion und Administration, 5S, Beseitigung redundanter Abläufe
• Digitalisierung: Digitalstrategie, Einführung von MES, CAQ und DMS, papierlose Qualitätssicherung, KI-gestützte Prozessanalyse
• Audits: Prozess-, Produkt- und Lieferantenaudits, interne Audits und Vorbereitung auf Zertifizierungsaudits

In regulierten Umfeldern bestimmt die Nachweispflicht die Auslegung eines Bots. In Medizintechnik und Pharma steht die lückenlose Rückverfolgbarkeit nach ISO 13485 im Vordergrund. Im Automotive-Umfeld kommen zu IATF 16949 kundenspezifische Anforderungen wie ZF QD 83 oder Bosch 14-Q-Basics hinzu. Ein Bot, der in solchen Abläufen Daten verschiebt, braucht dokumentierte Regeln, nachvollziehbare Protokolle und eine benannte Person, die Änderungen freigibt.

Branchenerfahrung bringen wir unter anderem aus Automobil- und Zulieferindustrie, Medizintechnik und Pharma, Kunststoffindustrie, Metallbearbeitung und Maschinenbau sowie Logistik mit.

Praxisreferenzen aus Digitalisierung und Prozessoptimierung

Unsere Referenzen stammen aus angrenzenden Digitalisierungs- und Lean-Projekten und zeigen Erfahrung mit genau den Abläufen, in denen Software-Roboter später ansetzen. Es handelt sich um Projekte zu CAQ, MES, DMS und Prozessoptimierung, ausdrücklich nicht um RPA-Fallstudien.

Kunde	Projektinhalt	Bezug zur Automatisierung
Brose	CAQ-Softwareauswahl, Industrie-4.0-Konzepte, papierlose QS- und Fertigungsprozesse, KI-Anwendungen	Digitale Qualitätsdaten als Grundlage automatisierter Abläufe
Gontermann Peipers GmbH	DMS-Software, Prozessdigitalisierung, Effizienzsteigerung in der Metallbearbeitung	Gelenkte Dokumente und digitale Freigaben
Parker Hannifin	Wertstromanalysen und MES-Einführung zur Verbesserung von Lieferkette und Produktionsabläufen	Prozessbereinigung vor der Systemeinführung
Yazaki	Optimierung von Produktionsprozessen mit Lean-Methoden und FMEA-basierter Risikoanalyse	Stabile Abläufe und Risikobetrachtung
Sanofi Aventis Deutschland GmbH	Einführung eines robusten QM-Systems für regulatorische Compliance	Nachweisfähige Prozesse im regulierten Umfeld

Aus diesen Projekten kennen wir die typischen Stolpersteine: uneinheitliche Stammdaten, gewachsene Excel-Lösungen je Standort und Freigabewege, die nirgends schriftlich festgehalten sind. Genau diese Punkte klären wir, bevor ein Bot sie übernimmt. Wenn Sie prüfen möchten, welcher Ihrer Abläufe sich als erster Pilot eignet, sprechen Sie uns an; in der kostenlosen Erstberatung schauen wir gemeinsam auf einen konkreten Prozess.