Robotergestützte Prozessautomatisierung für Unternehmen

Wiederkehrende Tätigkeiten am Bildschirm binden in vielen Unternehmen qualifizierte Fachkräfte: Prüfdaten übertragen, Lieferantenzertifikate ablegen, Maßnahmenlisten abgleichen, Berichte zusammenstellen. Robotergestützte Prozessautomatisierung lohnt sich für regelbasierte, digitale und häufig wiederkehrende Abläufe mit strukturierten Daten. Wir begleiten Sie dabei, diese Abläufe zuerst zu stabilisieren und dann kontrolliert zu automatisieren, damit ein Bot einen sauberen Prozess beschleunigt und keine Fehler vervielfacht.

Software-Bots bedienen bestehende Anwendungen über die Benutzeroberfläche, so wie es Mitarbeitende tun. Dadurch lassen sich ERP, Office-Anwendungen und Fachsysteme verbinden, ohne die IT-Landschaft umzubauen. Der Nutzen hängt davon ab, welchen Ablauf Sie auswählen und wie gut er vorbereitet ist. Genau dort setzt unsere Arbeit als Partner für Qualitätsmanagement, Lean Management und Digitalisierung an.

Sie erhalten eine fundierte Einschätzung, welche Ihrer Abläufe sich für einen Bot eignen, welche zuerst bereinigt werden sollten und wie eine Umsetzung aussieht, die auch im nächsten Audit nachvollziehbar bleibt. Sprechen Sie uns an, wenn Sie konkrete Kandidaten im Blick haben.

Gut geeignet sind Abläufe, die klaren Regeln folgen, mit mittlerem bis hohem Volumen anfallen und deren Eingangsdaten digital und strukturiert vorliegen. Den größten Hebel sehen wir an den Übergabestellen zwischen Fertigung und Verwaltung. Dort wechselt ein Vorgang zwischen Papier, Excel und Fachsystem, und jeder Medienbruch kostet Zeit und erzeugt Fehlerpotenzial.

Typische Kandidaten aus Qualitätsmanagement, Dokumentation und Verwaltung:

Ablauf	Manuelle Schwachstelle	Mögliche Aufgabe für einen Bot
Lieferantendokumente und Erstmusterprüfung	Zertifikate per Mail, manuelle Ablage	Anhänge auslesen, Vollständigkeit prüfen, Nachweise ablegen
Reklamations- und Maßnahmenmanagement	E-Mail-Ketten, unklare Verantwortung	Vorgänge anlegen, Fristen überwachen, Erinnerungen auslösen
Audit- und Maßnahmenverfolgung	Excel-Listen je Standort	Statusdaten zusammenführen, einheitliche Übersicht erzeugen
Lieferantenbewertung	Kennzahlen aus mehreren Systemen	Daten abrufen, Bewertung vorbefüllen
Wiederkehrende Managementberichte	Manuelle Aufbereitung	Kennzahlen sammeln, Berichtsvorlage befüllen
Datenübertragung zwischen Systemen	Doppelte Erfassung, Tippfehler	Stammdaten oder Rückmeldungen abgleichen und übertragen

Weniger geeignet sind Abläufe mit hoher Variantenvielfalt, vielen Ausnahmefällen, unklaren Zuständigkeiten oder inkonsistenten Stammdaten. Solche Prozesse gehören zuerst standardisiert. Ein instabiler Ablauf wird durch Automatisierung schneller fehlerhaft. Auch Tätigkeiten, die regelmäßig eine fachliche Bewertung verlangen, behalten einen menschlichen Prüfpunkt, an den der Bot den Fall übergibt.

Für eine erste Einordnung helfen vier Fragen:

• Läuft der Ablauf jedes Mal nach denselben Regeln ab?
• Liegen die Eingangsdaten digital und in gleichbleibender Struktur vor?
• Wie oft fällt der Vorgang an, und wie lange dauert er pro Durchlauf?
• Wie hoch ist der Anteil der Ausnahmen, die heute Rückfragen auslösen?

Von der Prozessanalyse zur Umsetzung: So begleitet Kontor Gruppe RPA-Vorhaben

Wir arbeiten in klar abgegrenzten Arbeitspaketen mit Meilensteinen und einem Steuerungsteam aus Ihrem Haus, damit Verantwortung und Entscheidungswege eindeutig bleiben. Die Technik kommt erst ins Spiel, wenn der Ablauf reif dafür ist.

1. Zielkennzahl festlegen: Gemeinsam klären wir, welche Größe sich um wie viel verbessern soll, etwa Bearbeitungszeit, Fehlerquote oder Suchzeiten vor Audits. Ohne diese Festlegung lässt sich später nicht beurteilen, ob der Bot gewirkt hat.
2. Ist-Prozess aufnehmen: Wir erfassen Aktivitäten, Entscheidungspunkte, Schnittstellen, Vorgangsvolumen, Liegezeiten und den Anteil der Ausnahmefälle. Häufig zeigt sich hier, dass der gelebte Ablauf vom dokumentierten abweicht.
3. Prozess bereinigen: Mit Wertstromanalyse und Lean-Methoden entfernen wir Doppelarbeit und redundante Schritte. Oft lässt sich ein spürbarer Teil der Verschwendung ohne jede Softwarelizenz beseitigen, was den Umfang der späteren Automatisierung verkleinert.
4. Soll-Prozess und Risiken bewerten: Für kritische Schritte moderieren wir eine FMEA. So definieren Sie vorab, wie der Bot mit Fehlern, fehlenden Daten und Ausnahmen umgeht und wo ein Mensch übernimmt.
5. Anforderungen und Auswahl begleiten: Wir formulieren Anforderungen, achten auf Schnittstellen, Zugriffsrechte und Protokollierung und unterstützen Sie bei der Bewertung geeigneter Lösungen. Wo NIS2-bedingter Druck auf die IT-Sicherheit besteht, fließt er bereits in die Definition der Datenflüsse ein.
6. Pilot umsetzen: Ein einzelner Prozess oder Bereich startet zuerst. Der Pilot macht Abweichungen sichtbar, bevor ein Rollout Aufwand bindet.
7. Dokumentation und Qualifizierung: Prozessbeschreibungen und QM-Dokumentation werden angepasst, Anwender und Key-User geschult.
8. Wirksamkeit prüfen: Im internen Audit kontrollieren wir, ob der automatisierte Ablauf so läuft wie beschrieben, und verfolgen Maßnahmen bis zur Wirksamkeitsprüfung.

Eine eigene RPA-Plattform bieten wir nicht an. Unsere Rolle liegt in Prozessanalyse, Prozessgestaltung, Risikobetrachtung und der qualitätsgesicherten Einführung.

Fachliche Basis: Qualitätsmanagement, Lean und digitale Prozesse

Unsere Stärke bei Automatisierungsvorhaben ist die Verbindung von Qualitätsmanagement, Lean-Methodik und Digitalisierungsbegleitung in einem Team. Auditoren, Trainer und Berater arbeiten zusammen, damit eine technisch funktionierende Lösung auch die Anforderungen Ihres Managementsystems erfüllt.

• Qualitätsmanagement: Aufbau und Weiterentwicklung von QM-Systemen nach ISO 9001, IATF 16949, ISO 13485 und ISO 22000, inklusive QM-Dokumentation und Handbuch
• Risikomethodik: FMEA-Erstellung und -Moderation, APQP-Begleitung, Problemlösung mit Ishikawa, Six Sigma und der 5-Why-Analyse
• Lean Management: Wertstromoptimierung in Produktion und Administration, 5S, Beseitigung redundanter Abläufe
• Digitalisierung: Digitalstrategie, MES-, CAQ- und DMS-Einführung, papierlose Qualitätssicherung, KI-gestützte Prozessanalyse
• Audits: Prozess-, Produkt- und Lieferantenaudits sowie interne Audits und Vorbereitung auf Zertifizierungsaudits

In regulierten Umfeldern bestimmt die Nachweispflicht die Auslegung. Bei Medizintechnik und Pharma steht die lückenlose Rückverfolgbarkeit nach ISO 13485 im Vordergrund, im Automotive-Umfeld IATF 16949 samt kundenspezifischer Anforderungen wie ZF QD 83 oder Bosch 14-Q-Basics. Ein Bot, der in solchen Abläufen Daten bewegt, braucht dokumentierte Regeln, nachvollziehbare Protokolle und eine klare Zuständigkeit für Änderungen.

Referenzprojekte für Prozessdigitalisierung und papierlose Abläufe

Unsere Referenzen stammen aus angrenzenden Digitalisierungsprojekten und zeigen Erfahrung mit genau den Abläufen, in denen Software-Bots später ansetzen. Es handelt sich um Projekte zu CAQ, MES, DMS und Lean, nicht um RPA-Fallstudien.

Kunde	Projektinhalt	Bezug zur Automatisierung
Brose	CAQ-Softwareauswahl, Industrie-4.0-Konzepte, papierlose QS- und Fertigungsprozesse, KI-Anwendungen	Digitale Qualitätsdaten als Grundlage automatisierter Abläufe
Gontermann Peipers GmbH	DMS-Software, Prozessdigitalisierung, Effizienzsteigerung in der Metallbearbeitung	Gelenkte Dokumente und digitale Freigaben
Parker Hannifin	Wertstromanalysen und MES-Einführung	Prozessbereinigung vor der Systemeinführung
Yazaki	Optimierung von Produktionsprozessen mit Lean-Methoden und FMEA	Stabile Abläufe und Risikobetrachtung
Sanofi Aventis Deutschland GmbH	Einführung eines robusten QM-Systems für regulatorische Compliance	Nachweisführung in regulierter Umgebung

Aus diesen Projekten nehmen wir eine Erfahrung mit: Die Zeit bis zur Ursachenklärung bei Reklamationen verkürzt sich deutlich, sobald Prüfdaten und Chargenbezug ohne Recherche verfügbar sind. Ähnliche Effekte entstehen, wenn ein Bot verstreute Daten zuverlässig an einer Stelle zusammenführt.

Automatisierungspotenziale im Erstgespräch prüfen

Im kostenfreien Erstgespräch klären wir, welche Ihrer Abläufe sich für einen Bot eignen und welcher Schritt als Nächstes sinnvoll ist. Bringen Sie dafür zwei oder drei Kandidaten mit, idealerweise mit einer groben Angabe zu Häufigkeit, Bearbeitungsdauer und beteiligten Systemen.

Je nach Reifegrad Ihres Vorhabens schneiden wir die Begleitung zu:

Leistungsmodell	Typischer Anlass
Potenzial- und Prozessanalyse	Automatisierungsbedarf ist erkannt, aber noch unscharf
Anforderungs- und Auswahlbegleitung	Eine Systementscheidung steht an
Einführungsbegleitung	Pilot oder Rollout startet
Qualitäts- und Auditabsicherung	Regulierte Umgebung, Zertifizierung, Kundenaudits
Training und Qualifizierung	Anwender und Key-User sollen sicher arbeiten

Der Beratungsaufwand richtet sich nach Projektumfang und reicht von kompakten Workshops über wenige Tage bis zur mehrmonatigen Begleitung. Eine schlanke Analysephase vor der Systementscheidung ist in den meisten Fällen die wirtschaftlichere Reihenfolge. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf und vereinbaren Sie ein Erstgespräch, in dem wir Ihre Abläufe gemeinsam einordnen.