Qualitätsmanagementbeauftragter (QMB)

Ein Qualitätsmanagementbeauftragter (QMB) ist eine zentrale Person im Unternehmen, die für die Planung, Umsetzung und kontinuierliche Verbesserung des Qualitätsmanagementsystems verantwortlich ist. Der QMB arbeitet als Bindeglied zwischen allen Abteilungen und der Geschäftsführung und stellt sicher, dass Qualitätsstandards nicht nur auf dem Papier existieren, sondern aktiv im Arbeitsalltag gelebt werden. Diese Position erfordert sowohl fachliches Wissen als auch die Fähigkeit, mit verschiedenen Ebenen der Organisation zu kommunizieren.

Die Rolle des QMB hat sich in den letzten Jahren weiterentwickelt. Während die ISO 9001:2015 die Position nicht mehr explizit vorschreibt, bleiben die Aufgaben des QMB weiterhin wichtig für den Unternehmenserfolg. Die meisten Unternehmen setzen daher weiterhin auf einen QMB als Wissensträger und Koordinator, da Führungskräfte oft nicht über das spezifische Norm-Wissen und die Qualitätsmethoden-Kenntnisse verfügen.

Wer sich für eine Karriere als QMB interessiert, findet verschiedene Ausbildungswege und Weiterbildungsmöglichkeiten. Eine professionelle Qualifikation wird in der Praxis immer wichtiger, da Kunden zunehmend einen kompetenten Umgang mit Qualitätsmanagement erwarten. Die Ausbildung vermittelt nicht nur theoretisches Wissen, sondern auch praktische Fähigkeiten für die tägliche Arbeit im Qualitätsmanagement.

Wichtigste Erkenntnisse:

• Der QMB koordiniert das Qualitätsmanagementsystem und verbindet alle Abteilungen mit der Geschäftsführung
• Eine professionelle Ausbildung zum QMB vermittelt notwendiges Fachwissen über Normen, Methoden und Audits
• Die Aufgaben umfassen Prozessüberwachung, Mitarbeiterschulung, Auditkoordination und kontinuierliche Verbesserung

Wir bieten dazu folgende Leistungen an:

Rolle und Aufgaben eines Qualitätsmanagementbeauftragten

Der Qualitätsmanagementbeauftragte verbindet verschiedene Unternehmensbereiche und sorgt für die Einhaltung von Qualitätsstandards. Er übernimmt sowohl operative als auch strategische Aufgaben im QM-System.

Kernverantwortlichkeiten und Zuständigkeiten

Der QMB trägt die Verantwortung dafür, dass das Qualitätsmanagementsystem den geltenden Normen entspricht. Er überwacht alle Prozesse im Unternehmen und stellt sicher, dass diese die festgelegten Qualitätsanforderungen erfüllen.

Zu seinen wichtigsten Aufgaben gehören:

• Überwachung und Pflege des QM-Systems
• Planung und Durchführung interner Audits
• Koordination von Zertifizierungen
• Bearbeitung und Überwachung von Reklamationen
• Führung von Qualitätsstatistiken
• Schulung der Mitarbeiter in Qualitätsmethoden

Der Qualitätsmanagementbeauftragte berichtet regelmäßig an die Geschäftsführung über die Leistung des Qualitätsmanagementsystems. Er analysiert Fehler, entwickelt Maßnahmen zur Verbesserung und dokumentiert alle qualitätsrelevanten Vorgänge. Die Dokumentation umfasst die Lenkung und Ablage aller wichtigen Unterlagen im Unternehmen.

Schnittstellenfunktion im Unternehmen

Der QMB arbeitet als Bindeglied zwischen allen Abteilungen und der Unternehmensleitung. Er kommuniziert mit Führungskräften auf Augenhöhe und unterstützt sie bei der Umsetzung von Qualitätsthemen in ihren Bereichen.

Seine Schnittstellenfunktion zeigt sich in der täglichen Arbeit deutlich. Er berät die Geschäftsführung bei strategischen Qualitätsentscheidungen und hilft den Führungskräften bei der praktischen Umsetzung. Als Ansprechpartner für Kunden und Lieferanten vertritt er das Unternehmen in allen Qualitätsfragen.

Der Qualitätsmanagementbeauftragte leitet oft Qualitätszirkel und Arbeitsgruppen. In diesen Gremien bringt er Mitarbeiter aus verschiedenen Bereichen zusammen, um Qualitätsprobleme zu lösen. Diese Zusammenarbeit fördert den Austausch zwischen den Abteilungen und verbessert das Qualitätsbewusstsein im gesamten Unternehmen.

Operative vs. strategische Tätigkeitsfelder

Die Arbeit des QMB teilt sich in operative Tagesaufgaben und strategische Planungsarbeiten. Im operativen Bereich kümmert er sich um die laufende Überwachung der Qualität, bearbeitet Reklamationen und führt Schulungen durch.

Strategisch arbeitet der Qualitätsmanager an der Weiterentwicklung des gesamten QM-Systems. Er initiiert und unterstützt den kontinuierlichen Verbesserungsprozess im Unternehmen. Die strategische Planung umfasst die Ausrichtung der Qualitätsdokumentation und die Entwicklung neuer Qualitätsziele.

Operative Tätigkeiten:

• Tägliche Prozessüberwachung
• Reklamationsbearbeitung
• Durchführung von Schulungen
• Fehleranalyse

Strategische Tätigkeiten:

• Entwicklung des Qualitätsmanagementsystems
• Planung von Verbesserungsmaßnahmen
• Unterstützung bei Management-Bewertungen
• Ausrichtung der Qualitätsstrategie

Der Qualitätsmanagementbeauftragte muss beide Bereiche gleichzeitig im Blick behalten. Er sorgt dafür, dass operative Probleme schnell gelöst werden, während er gleichzeitig die langfristige Qualitätsentwicklung vorantreibt.

Qualitätsmanagementsysteme und Normen

Ein QMB arbeitet mit festgelegten Standards und Methoden, die sicherstellen, dass Qualität messbar und nachvollziehbar wird. Die ISO 9001 bildet dabei den Rahmen für die tägliche Arbeit, während strukturierte Verbesserungsprozesse die kontinuierliche Weiterentwicklung ermöglichen.

Bedeutung von ISO 9001 und ISO 9001:2015

Die ISO 9001 ist die weltweit anerkannte Norm für Qualitätsmanagementsysteme. Sie legt fest, welche Anforderungen ein QMS erfüllen muss. Unternehmen nutzen diese Norm, um ihre Prozesse zu strukturieren und Qualität systematisch zu steuern.

Die ISO 9001:2015 ist die aktuelle Version dieser Norm. Sie bringt wichtige Änderungen mit sich. Die Verantwortung für Qualität liegt nicht mehr nur beim QMB, sondern bei allen Führungskräften. Jede Abteilung muss Qualitätsaspekte in ihrem Bereich umsetzen.

Eine Zertifizierung nach ISO 9001:2015 bestätigt, dass das QMS den Normanforderungen entspricht. Externe Auditoren prüfen dies regelmäßig. Der QMB bereitet diese Audits vor und koordiniert sie. Viele Kunden erwarten heute eine solche Zertifizierung als Qualitätsnachweis.

Dokumentation des QM-Systems

Die Dokumentation macht das QMS transparent und nachvollziehbar. Das QM-Handbuch beschreibt die Struktur des Systems und zeigt, wie Prozesse miteinander verbunden sind. Es dient als zentrale Anlaufstelle für alle Qualitätsfragen.

Der QMB ist für die strategische Ausrichtung dieser Dokumentation verantwortlich. Er stellt sicher, dass Dokumente korrekt gelenkt und abgelegt werden. Dazu gehören Verfahrensanweisungen, Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen.

Moderne QMS setzen zunehmend auf digitale Lösungen. Die Dokumentation muss aktuell und für alle Mitarbeiter zugänglich sein. Der QMB überwacht, dass Änderungen ordnungsgemäß dokumentiert und kommuniziert werden.

Rolle des QMB im KVP und PDCA-Zyklus

Der KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess) ist ein zentrales Element jedes QMS. Der QMB initiiert diesen Prozess und hält ihn aufrecht. Er motiviert Mitarbeiter, Verbesserungsvorschläge einzubringen und umzusetzen.

Der PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act) strukturiert den Verbesserungsprozess. In der Plan-Phase werden Ziele festgelegt und Maßnahmen geplant. Die Do-Phase setzt diese um. In der Check-Phase prüft der QMB die Ergebnisse anhand von Kennzahlen.

Die Act-Phase schließt den Zyklus. Hier werden erfolgreiche Maßnahmen standardisiert. Der QMB dokumentiert die Erkenntnisse und startet den nächsten Zyklus. Er leitet oft Qualitätszirkel, die sich mit konkreten Verbesserungsthemen befassen.

Audits und Zertifizierungsprozesse

Audits bilden das Rückgrat der Qualitätssicherung und helfen dem QMB, Schwachstellen zu erkennen und Verbesserungen anzustoßen. Die Vorbereitung auf Zertifizierungen stellt sicher, dass das Unternehmen alle normativen Anforderungen erfüllt und nach außen seine Qualitätskompetenz nachweisen kann.

Planung und Durchführung interner Audits

Der QMB erstellt einen jährlichen Auditplan, der alle relevanten Prozesse und Abteilungen abdeckt. Dieser Plan berücksichtigt frühere Ergebnisse, Risikobereiche und besonders kritische Prozesse.

Bei der Durchführung prüft er, ob die Arbeitsabläufe den dokumentierten Vorgaben entsprechen. Er führt Gespräche mit Mitarbeitern, sichtet Aufzeichnungen und beobachtet Arbeitsabläufe vor Ort.

Nach jedem Audit erstellt der QMB einen Bericht mit klaren Feststellungen. Er unterscheidet zwischen größeren Abweichungen, die sofortiges Handeln erfordern, und kleineren Verbesserungspotenzialen. Gemeinsam mit den betroffenen Abteilungen entwickelt er Korrekturmaßnahmen und überwacht deren Umsetzung.

Wichtige Auditschritte:

• Festlegung von Auditzielen und Prüfbereichen
• Zusammenstellung relevanter Dokumente und Checklisten
• Durchführung strukturierter Interviews
• Dokumentation der Ergebnisse
• Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen

Vorbereitung und Begleitung externer Audits

Externe Audits durch Zertifizierungsstellen oder Kunden erfordern intensive Vorbereitung. Der QMB stellt sicher, dass alle Dokumente aktuell sind und die Mitarbeiter auf mögliche Fragen vorbereitet werden.

Er koordiniert die Termine, stellt Räume bereit und begleitet die Auditoren durch das Unternehmen. Als Hauptansprechpartner beantwortet er Fragen, klärt Unklarheiten und dokumentiert alle Feststellungen. Seine Aufgabe ist es, eine offene und transparente Prüfung zu ermöglichen.

Nach dem Audit wertet der QMB die Ergebnisse aus und erstellt einen Maßnahmenplan. Er sorgt dafür, dass Abweichungen fristgerecht bearbeitet werden. Die Nachweise über die Umsetzung reicht er bei der Zertifizierungsstelle ein.

Die Begleitung externer Audits zeigt, wie gut das Qualitätsmanagementsystem in der Praxis funktioniert. Der QMB nutzt die externe Perspektive, um blinde Flecken zu erkennen und das System weiterzuentwickeln.

Siehe dazu auch: Externer QMB

Bedeutung von Zertifizierungen für das Unternehmen

Eine ISO 9001-Zertifizierung bestätigt nach außen, dass das Unternehmen ein funktionierendes Qualitätsmanagementsystem betreibt. Viele Kunden fordern diese Zertifizierung als Voraussetzung für eine Geschäftsbeziehung.

Der QMB koordiniert den gesamten Zertifizierungsprozess. Er wählt die Zertifizierungsstelle aus, plant die Auditphasen und stellt alle erforderlichen Nachweise zusammen. Die Erstzertifizierung erfordert eine gründliche Systemprüfung, während Überwachungsaudits die kontinuierliche Compliance sicherstellen.

Zertifizierungen bieten mehr als nur ein Siegel. Sie strukturieren Prozesse, schaffen Klarheit bei Verantwortlichkeiten und fördern eine systematische Fehlerkultur. Unternehmen mit Zertifizierung arbeiten nachweislich effizienter und verzeichnen weniger Reklamationen.

Der QMB achtet darauf, dass die Zertifizierung kein Selbstzweck wird. Das System muss lebendig bleiben und echten Mehrwert für die tägliche Arbeit bieten.

Qualifikation und Weiterentwicklung des QMB

Die Qualifikation eines QMB umfasst sowohl fachliche Kompetenzen in Qualitätsmethoden als auch persönliche Fähigkeiten zur Zusammenarbeit mit allen Unternehmensbereichen. Eine strukturierte Ausbildung mit anerkannten Zertifikaten bildet die Grundlage, während branchenspezifisches Wissen besonders im Gesundheitswesen zusätzliche Anforderungen stellt.

Notwendige Kompetenzen und persönliche Eigenschaften

Ein QMB benötigt fundiertes Wissen in Qualitätsmethoden wie PDCA, Ishikawa-Diagrammen und prozessorientierten Ansätzen. Das Verständnis für Prozessoptimierung hilft ihm, Durchlaufzeiten zu analysieren und Verbesserungspotenziale zu erkennen.

Kommunikationsfähigkeit gehört zu den wichtigsten persönlichen Eigenschaften. Der QMB arbeitet mit allen Hierarchieebenen zusammen und muss komplexe Sachverhalte verständlich vermitteln. Analytisches Denken ermöglicht ihm, Probleme systematisch zu erfassen und Lösungen zu entwickeln.

Durchsetzungsvermögen bei gleichzeitiger Diplomatie ist notwendig, um Veränderungen im Unternehmen voranzubringen. Der QMB muss auch mit Widerstand umgehen können, ohne die Zusammenarbeit zu gefährden. Organisationstalent und Genauigkeit bei der Dokumentation runden das Anforderungsprofil ab.

Ausbildung, Weiterbildung und Zertifikate

Es gibt keine gesetzlich vorgeschriebene Erstausbildung für QMB. Die meisten absolvieren eine Weiterbildung zum Qualitätsmanagementbeauftragten nach ISO 9001, häufig kombiniert mit der Qualifikation zum Internen Auditor.

Typische Ausbildungswege:

• Intensivkurse: 3-5 Tage Präsenzschulung mit Abschlussprüfung
• Blended Learning: 2-4 Wochen mit Online-Modulen und Präsenzphasen
• Fernlehrgänge: 1-3 Monate mit flexibler Zeiteinteilung

Die Kosten liegen zwischen 900 und 2.500 Euro, abhängig von Anbieter und Format. Viele Bildungsträger wie IHK, TÜV oder spezialisierte Akademien bieten diese Lehrgänge an.

Aufbauende Weiterbildungen umfassen Six Sigma-Methoden zur statistischen Prozessverbesserung oder spezialisierte Auditorenausbildungen. Das QMB-Zertifikat ist in der Regel unbefristet gültig, jedoch empfehlen Experten eine Auffrischung alle 2-3 Jahre.

Branchenspezifische Besonderheiten, z. B. im Gesundheitswesen

Im Gesundheitswesen gelten besondere Anforderungen an die Qualifikation eines QMB. Er muss neben ISO 9001 auch gesetzliche Vorgaben wie das SGB XI kennen und anwenden können.

Spezifische Aufgaben umfassen:

• Vorbereitung auf MD-Prüfungen und Behördenaudits
• Sicherstellung von Hygiene- und Pflegestandards
• Koordination der Pflegedokumentation
• Fehlermeldesysteme und Patientensicherheit

Der QB (Qualitätsbeauftragter) in Pflegeeinrichtungen benötigt zusätzlich Kenntnisse in pflegerelevanten Qualitätsmethoden. Spezielle QMB-Schulungen für das Gesundheitswesen berücksichtigen diese Besonderheiten und dauern oft länger als allgemeine QMB-Ausbildungen. Die Verbindung von medizinischem Grundverständnis mit Qualitätsmanagement-Kompetenz ist hier besonders wichtig.